7 Hal yang Perlu Diperhatikan Saat Mengadakan Acara Gathering Kantor

1:02 pm

Setiap kegiatan yang dilaksanakan oleh perusahaan tentu saja mempunyai tujuan dan manfaatnya masing-masing, seperti acara gathering kantor. Acara yang satu ini cukup penting untuk meningkatkan kinerja karyawan dan juga memancing adanya ide-ide baru.

Namun, sebelum itu, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan saat mengadakan acara gathering kantor. Dengan memperhatikan berbagai hal penting ini, maka anda bisa membuat acara gathering yang sukses.

Table of Contents

Hal yang Perlu Diperhatikan Saat Mengadakan Acara Gathering Kantor

Ada berbagai hal penting yang harus anda perhatikan terlebih dahulu agar acara tersebut bisa berjalan sesuai dengan harapan. Dengan demikian, anda bisa merasakan manfaat gathering kantor dengan lebih maksimal. Berikut Bima Souvenir akan menjelaskan mengenai beberapa hal yang perlu diperhatikan saat mengadakan acara gathering kantor.

1. Tujuan Gathering

Sebelum memulai berbagai persiapan untuk mengadakan acara gathering kantor tersebut, anda perlu menetapkan terlebih dahulu apa tujuan yang ingin dicapai melalui acara tersebut. Hal ini penting untuk ditentukan di awal karena bisa mempengaruhi berbagai hal di kemudian hari.

Misalnya saja anda memiliki tujuan gathering kantor untuk membentuk tim yang solid, maka anda bisa mengadakan fun games atau outbound yang menguji kerja sama tim. Begitu juga jika tujuannya adalah untuk mengakrabkan karyawan, maka anda bisa mengadakan acara yang fokus pada kebersamaan antar karyawan.

2. Waktu Pelaksanaan

Hal penting yang perlu anda perhatikan selanjutnya adalah waktu pelaksanaan gathering kantor tersebut. Tentu saja anda ingin semua orang yang ada di perusahaan anda untuk ikut serta dalam acara gathering tersebut. Sebisa mungkin hanya ada sedikit orang yang izin tidak mengikutinya karena alasan urgent.

Oleh sebab itu, anda perlu memilih waktu yang tepat dimana bukan pada puncak kesibukan di perusahaan anda. Pastikan juga bahwa perusahaan tidak sedang mempersiapkan acara besar lainnya.

3. Lokasi Gathering

Menentukan lokasi gathering tentu tidak bisa dilakukan dengan sembarangan. Oleh sebab itu, anda perlu mengetahui terlebih dahulu bagaimana ciri-ciri tempat yang cocok untuk gathering kantor.

Ada berbagai pertimbangan yang harus anda lakukan demi kenyamanan semua karyawan selama acara berlangsung. Pertimbangkan berbagai fasilitas yang ditawarkan dan pastikan memang sesuai dengan susunan acara gathering yang anda buat.

Selain itu, pastikan tempat tersebut mampu menampung seluruh karyawan yang ikut serta. Pastikan juga masalah keamanan, kebersihan dan juga suasana tempatnya sudah cocok.

4. Suasana yang Menyenangkan

Acara gathering sangat identik dengan acara yang menyenangkan dan penuh dengan kebahagiaan. Oleh sebab itu, sangat penting untuk memperhatikan susunan acara gathering yang dibuat dan pastikan bisa membangun suasana yang menyenangkan.

Hal ini bertujuan agar acara gathering tersebut bisa memenuhi ekspektasi dari banyak orang. Oleh sebab itu, anda harus memasukkan fun games, ice breaking maupun outbound agar semua orang merasa bahagia.

Selain itu, anda bisa membuat acara menyenangkan lainnya, seperti api unggun, bernyanyi bersama dan semacamnya.

5. Akhir yang Berkesan

Supaya acara gathering anda bisa lebih berkesan bagi semua orang, maka anda bisa mengadakan acara puncak atau acara akhir yang luar biasa. Pastikan bahwa acara tersebut ditunggu-tunggu oleh semua orang dan membuat semua peserta gathering antusias.

Beberapa contoh kegiatan puncak gathering yang bisa anda lakukan adalah mengadakan pengumuman awarding atau penghargaan kepada karyawan untuk berbagai kategori, mendatangkan bintang tamu spesial yang dirahasiakan, saling memberikan hadiah atau berbagai kegiatan lainnya.

6. Komunikasikan dengan Karyawan

Hal penting yang tak boleh dilewatkan sudah pasti mengkomunikasikannya dengan seluruh karyawan. Namun, pastikan ketika anda hendak mengkomunikasikan mengenai acara tersebut, anda sudah membuat perencanaan yang baik, jelas dan mendetail agar tidak membuat karyawan kebingungan dan tidak menimbulkan banyak pertanyaan.

Beberapa hal yang perlu anda komunikasikan adalah mengenai waktu pelaksanaan, lokasi kegiatan, apa saja yang harus dibawa atau disiapkan peserta, susunan acara dan berbagai informasi penting lainnya.

7. Anggaran

Saat hendak mengadakan suatu acara, terutama acara dengan skala besar, sudah pasti anda harus mempertimbangkan masalah anggaran. Acara semacam itu tentu membutuhkan anggaran yang tidak sedikit hingga anda perlu menghitung kebutuhan acara gathering dengan mendetail.

Dari perhitungan tersebut, maka anda bisa mengetahui berapa banyak kebutuhan anggaran untuk acara tersebut. Sebisa mungkin anda tidak meminta uang tambahan kepada para karyawan agar mereka tidak terbebani. Biarkan mereka menyiapkan uang untuk diri sendiri selama kegiatan berlangsung.

Demikianlah penjelasan mengenai beberapa hal yang perlu diperhatikan saat mengadakan acara gathering kantor.

Dengan memperhatikan berbagai hal penting tersebut, maka acara anda bisa berjalan dengan lebih lancar karena semuanya sudah disiapkan dengan matang. Hal ini membuat resiko adanya masalah atau kekacauan selama acara menjadi berkurang dan kemungkinan besar bisa berjalan sesuai dengan yang anda harapkan.