Dalam sebuah perusahaan, anda perlu melakukan berbagai jenis rapat untuk mencapai berbagai tujuan. Rapat memang dibutuhkan karena dengan ini anda bisa menemukan solusi dan ide yang dibutuhkan dengan lebih cepat.
Namun, ada berbagai hal yang perlu diperhatikan agar rapat bisa berjalan efektif dan mencapai tujuan yang ditetapkan. Oleh sebab itu, anda bisa mengikuti beberapa tips mengatur rapat agar berjalan efektif ini.
Tips Mengatur Rapat Agar Berjalan Efektif
Rapat yang berjalan efektif merupakan rapat yang bisa berjalan dengan tertib, terstruktur dan pada akhirnya mencapai tujuan rapat yang sudah ditetapkan. Berikut Bima Souvenir akan menjelaskan mengenai beberapa tips mengatur rapat agar berjalan efektif.
1. Ketahui Tujuan Rapat
Sebelum memulai rapat, maka anda perlu mengetahui terlebih dahulu apa tujuan rapat tersebut. Hal ini akan berkaitan dengan berbagai persiapan dan agenda rapat yang perlu anda lakukan. Setiap tujuan rapat akan menghasilkan jenis rapat yang berbeda.
Selain itu, orang-orang yang akan terlibat di dalamnya juga bisa saja berbeda. Oleh sebab itu, menentukan tujuan rapat di awal merupakan langkah penting yang harus anda lakukan.
2. Tetapkan Peserta Rapat
Setelah menetapkan tujuan rapat, anda perlu menetapkan siapa saja yang akan menjadi peserta rapat. Tentu saja mereka merupakan karyawan-karyawan yang relevan dengan tujuan rapat yang sudah anda tentukan.
Jangan sampai anda memilih sembarangan peserta rapat karena hal ini bisa membuat rapat tidak berjalan efektif. Pastikan semua yang datang memang memiliki kepentingan, tugas atau tanggung jawab yang berkaitan dengan tujuan tersebut.
3. Beri Peran dan Tanggung Jawab
Di dalam rapat ada berbagai peran yang perlu diisi dimana setiap peran memiliki tanggung jawab yang berbeda-beda. Jangan sampai semua peran itu hanya anda ambil seorang diri karena pasti akan kerepotan dan membuat rapat tersebut jadi kurang maksimal.
Oleh sebab itu, anda perlu membagi peran dan tanggung jawab tersebut ke beberapa peserta rapat terpilih. Beberapa peran tersebut adalah pimpinan, sekertaris, fasilitator, time keeper dan lainnya.
4. Bagikan Informasi atau Materi
Dalam sebuah rapat, pasti ada informasi yang harus disampaikan. Oleh sebab itu, anda bisa menjadikan informasi tersebut menjadi sebuah materi yang anda buat secara rapi hingga mudah dipahami. Materi ini yang kemudian bisa dijadikan bahan diskusi selama rapat berlangsung.
Oleh sebab itu, untuk membuat semua peserta lebih memahami tentang rapat yang dilaksanakan, anda perlu membagikannya sebelum rapat dimulai.
5. Ciptakan Suasana yang Nyaman untuk Berdiskusi
Rapat yang efektif tentu saja merupakan rapat yang di dalamnya terjadi diskusi yang sehat. Oleh sebab itu, anda perlu memberikan suasana yang nyaman untuk semua peserta berdiskusi. Caranya adalah dengan memberikan hak dan kesempatan yang sama kepada semua orang untuk menyampaikan pendapatnya.
Pastikan anda membuat aturan yang jelas mengenai diskusi ini agar tidak ada pihak yang saling menyinggung atau kejadian tidak mengenakkan lainnya.
6. Ambil Keputusan dari Hasil Diskusi
Ketika berbagai diskusi telah selesai dilaksanakan, maka anda perlu mengambil keputusan berdasarkan hasil diskusi tersebut. Tentu saja di setiap rapat ada sekertaris atau notulis yang membuat notulensi. Catatan rapat tersebut bisa anda jadikan acuan untuk mengambil sebuah keputusan.
Tentu saja keputusan harus diambil sebelum rapat tersebut ditutup agar semua orang mengetahuinya serta agar anda mengerti apakah keputusan tersebut disetujui semua orang atau tidak.
7. Tentukan Tindakan yang Akan Dilakukan Ke Depannya
Sebelum rapat diakhiri, anda perlu menentukan tindakan apa yang perlu dilakukan ke depannya sampai rapat selanjutnya dilaksanakan. Tindakan ini akan menentukan progress atau kemajuan yang anda dan tim capai. Oleh sebab itu, tindakan yang anda ambil harus tepat dan sesuai dengan keputusan yang telah anda ambil sebelumnya.
Demikianlah penjelasan mengenai beberapa tips mengatur rapat agar berjalan efektif. Jika anda berhasil membuat rapat yang efektif, tentu tujuan yang anda tetapkan di awal bisa tercapai. Bukan hanya itu, anda bisa mendapatkan solusi atau ide yang memang dibutuhkan untuk kemajuan perusahaan. Pastikan tidak ada tips yang anda lewatkan hingga rapat tersebut bisa berjalan lebih maksimal.
