Ketika sedang menjalankan rapat, tentu ada banyak hal penting yang dibahas hingga kemudian menghasilkan suatu keputusan. Hasil diskusi dalam rapat tersebut biasanya akan digunakan atau diterapkan langsung pada perusahaan.
Oleh sebab itu, ada yang namanya notulensi atau catatan rapat yang dibuat oleh seorang notulis. Jika anda menjadi seorang notulis, maka sudah pasti harus mengetaui bagaimana cara membuat notulensi rapat yang baik.
Cara Membuat Notulensi Rapat yang Baik
Notulensi yang baik tentunya merupakan catatan hasil rapat yang padat berisi poin-poin penting selama rapat berlangsung. Berikut Bima Souvenir akan menjelaskan mengenai beberapa cara membuat notulensi rapat yang baik.
1. Lakukan Persiapan
Untuk membuat notulensi yang baik, tentunya anda perlu melakukan berbagai macam persiapan terlebih dahulu. Dengan persiapan matang sebelum rapat, maka anda bisa lebih siap membuat catatan yang lebih rapi dan mudah dimengerti.
Beberapa persiapan yang perlu anda lakukan adalah memahami agenda rapat, kemudian menyiapkan berbagai peralatan yang dibutuhkan, seperti alat tulis, laptop, bahkan jika perlu juga alat rekam suara untuk memastikan tidak ada yang anda lewatkan.
2. Catat Kehadiran
Hal pertama yang perlu anda catat adalah kehadiran peserta rapat, baik itu peserta yang sudah hadir maupun peserta yang berhalangan hadir. Catatan kehadiran peserta rapat ini merupakan hal penting karena dari sini semua bisa mengetahui siapa saja yang belum mengemukakan pendapat, siapa yang sudah setuju, belum setuju, bahkan yang belum mengetahui.
Dari sini anda juga bisa mengetahui apakah keputusan yang dihasilkan pada rapat tersebut sudah bisa dijalankan atau belum.
3. Ikuti Struktur Agenda Rapat
Dalam membuat notulensi, anda juga perlu mengikuti struktur agenda rapat. Oleh sebab itu, dalam persiapan yang sudah dijelaskan sebelumnya, anda perlu mengetahui terlebih dahulu bagaimana agenda rapat sebelum rapat itu terjadi.
Agenda rapat memuat tujuan rapat dan poin apa saja yang akan dibahas hingga membuat rapat bisa berjalan lebih terstruktur, tertib dan mudah dipahami. Begitu juga dengan notulensi yang bisa lebih terstruktur dan mudah dipahami jika mengikuti agenda rapat yang sudah dibuat.
4. Tulis Poin Poin Penting
Ketika anda menjadi notulis, maka anda perlu mencatat berbagai poin penting selama rapat, namun bukan berarti semua hal selama rapat anda catat. Anda hanya perlu mencatat berbagai hal penting saja yang terjadi selama rapat, seperti apa yang dibahas, keputusan yang diambil, tindakan ke depannya, perspektif singkat dari dua pihak yang berdebat dan lainnya.
Setiap notulis memiliki kebebasan mengenai sedetail apa catatan yang dibuatnya. Hal terpenting adalah anda bisa menjelaskan apa yang anda tulis.
5. Gunakan Tabel
Jika anda kesulitan membuat poin-poin penting, maka bisa gunakan tabel untuk membantu memudahkan anda. Setidaknya anda membuat tiga kolom yang nantinya akan diisi dengan item, ringkasan diskusi dan action owner atau siapa yang mengambil tindakan.
Tabel ini bisa memudahkan anda dalam membuat catatan berupa poin-poin penting rapat. Setelah rapat selesai, anda bisa membuat catatan teks yang benar dari tabel tersebut.
6. Bedakan Fakta dan Opini
Ketika anda menjadi seorang notulis, maka penting untuk bisa membedakan mana fakta dan mana yang opini. Hal ini dikarenakan anda hanya perlu mencatat segala sesuatu yang bersifat fakta, bukan opini.
Jika sebuah pernyataan itu merupakan opini, anda bisa melewatinya. Dengan menggunakan prinsip ini, maka notulensi yang anda buat bisa lebih ringkas dan mudah diapahami.
7. Mulai dengan Action Review
Maksud dari action review adalah meninjau kembali tindakan apa yang telah diputuskan pada rapat sebelumnya. Dengan memulai dari action review ini, maka anda sudah bisa melakukan penilaian mengenai perkembangan yang terjadi sejak rapat sebelumnya sampai rapat saat ini.
Dari sini anda juga bisa mengetahui apa saja yang sudah dilakukan dan apa saja yang belum dilakukan.
8. Buat Langkah Langkah Selanjutnya Secara Rinci
Dalam rapat, biasanya akan ada keputusan mengenai langkah apa saja yang harus dilakukan ke depannya sampai pada rapat selanjutnya. Anda bisa membuat catatan secara rinci mengenai hal ini agar bisa lebih jelas.
Beberapa poin yang perlu dicatat mengenai langkah-langkah selanjutnya adalah waktu pelaksanaan tindakan itu, siapa yang bertanggung jawab, apa saja yang dibutuhkan dan kapan waktunya melakukan peninjauan terhadap tindakan tersebut.
9. Lakukan Pengecekan Terakhir
Pengecekan terakhir dilakukan untuk memastikan bahwa apa yang anda catat sudah benar dan tidak ada yang terlewat. Pengecekan terakhir ini bisa dilakukan di akhir rapat dengan melibatkan seluruh peserta rapat.
Anda bisa membacakan catatan tersebut, kemudian jika ada yang salah atau kurang, peserta rapat bisa melakukan koreksi hingga catatan yang anda buat sudah benar-benar sesuai dengan yang terjadi selama rapat.
10. Segera Kirimkan
Ketika rapat sudah selesai, maka sebaiknya anda segera mengirimkan hasil notulensi tersebut kepada seluruh peserta rapat, termasuk yang berhalangan hadir. Hal ini bertujuan agar seluruh peserta mengingat apa saja yang sudah diputuskan dalam rapat tersebut.
Setidaknya anda membagikan catatan tersebut satu jam setelah rapat berakhir atau paling tidak sebelum hari berganti semua peserta rapat sudah menerima catatan tersebut.
Demikianlah penjelasan mengenai beberapa cara membuat notulensi rapat yang baik. Dengan menerapkan berbagai cara di atas, maka anda bisa membuat notulensi atau catatan rapat yang singkat, mudah dimengerti dan benar-benar berisi poin-poin penting rapat. Jadi, pastikan tidak ada cara yang anda lewatkan, ya.
