Pada saat ini, kegiatan rapat bukan hanya bisa dilakukan secara langsung, namun juga bisa dilakukan secara online. Apalagi semenjak adanya wabah Covid-19 memaksa semua orang untuk beraktivitas dari rumah, muncullah berbagai platform yang memudahkan untuk mengadakan rapat online.
Setelah wabah itu sudah mereda, kegiatan rapat online tetap banyak dilakukan oleh berbagai pihak. Jika anda juga ingin mengadakannya, maka perlu mengikuti beberapa tips mengadakan rapat online yang efektif.
Tips Mengadakan Rapat Online yang Efektif
Rapat online merupakan jenis rapat yang memiliki banyak tantangan dan membuatnya cukup sulit untuk efektif, namun anda bisa melakukan beberapa usaha untuk mengatasinya. Berikut Bima Souvenir akan menjelaskan mengenai beberapa tips mengadakan rapat online yang efektif.
1. Buat Agenda Rapat yang Jelas
Membuat agenda rapat merupakan persiapan awal yang harus dilakukan, baik ketika melaksanakan rapat online maupun offline. Oleh sebab itu, anda jangan sampai melewatkan membuatnya.
Agenda ini berisikan poin-poin apa saja yang nantinya akan dibahas dalam rapat secara runtut, bahkan lengkap dengan estimasi waktunya. Dengan membuat agenda rapat yang jelas, maka rapat online sekalipun bisa berjalan efektif.
2. Buat Peraturan Rapat
Selanjutnya, anda perlu menyiapkan aturan rapat online yang jelas. Karena menggunakan media dan suasana rapat yang berbeda, maka anda perlu membuat aturan khusus. Aturan ini dimaksudkan agar rapat online ini bisa berjalan maksimal bagi semua orang.
Beberapa contoh aturan khusus rapat online yang bisa anda pilih adalah semua orang harus menyalakan kamera, mikrofon dimatikan, kecuali jika memang waktunya berbicara dan berbagai aturan lainnya.
3. Siapkan Materi
Sama seperti rapat offline, ketika anda melaksanakan rapat online juga perlu menyiapkan berbagai materi yang dibutuhkan. Namun, dalam rapat online ini sebaiknya anda menyiapkan materi dalam bentuk powerpoint agar lebih menarik.
Ketika rapat online berlangsung, anda bisa membagi layar dan menunjukkan secara langsung kepada peserta. Jangan lupa untuk membagikan file materi tersebut kepada peserta rapat untuk lebih dipelajari setelah rapat berakhir.
4. Siapkan Peralatan Rapat dengan Baik
Agar rapat bisa berjalan lebih efektif dan maksimal, tentu membutuhkan berbagai persiapan. Oleh sebab itu, anda juga perlu menyiapkan berbagai peralatan ketika hendak melaksanakan rapat online.
Karena dilakukan via online, maka beberapa peralatan penting yang bisa anda persiapkan antara lain adalah komputer atau laptop, jaringan internet, peralatan untuk mencatat, aplikasi rapat online dan semacamnya. Jangan lupa untuk memilih tempat yang pencahayaannya bagus agar wajah anda terlihat jelas.
5. Pilih Moderator
Moderator rapat memiliki peran penting untuk memimpin jalannya diskusi selama rapat. Oleh sebab itu, anda perlu menyiapkan paling tidak beberapa hari sebelum rapat berlangsung. Tujuannya agar orang yang ditunjuk sebagai moderator memiliki waktu yang cukup untuk mempersiapkan diri.
Dengan memilih orang yang tepat sebagai moderator, maka suasana rapat menjadi lebih nyaman, terarah dan juga lebih tertib. Bahkan, tujuan rapat juga bisa tercapai dengan mudah tanpa melebar ke berabagi pembahasan lain.
6. Jangan Tergesa-gesa
Rapat online akan sangat bergantung pada jaringan internet setiap orang yang hadir. Faktanya adalah tidak semua orang memiliki jaringan yang lancar dan masalah jaringan internet ini bisa datang kapan saja.
Oleh sebab itu, sebaiknya anda tidak perlu tergesa-gesa saat menyampaikan sesuatu saat rapat berlangsung. Hal ini bertujuan agar suara anda bisa tersampaikan kepada semua orang dengan lebih jelas.
7. Rekam Selama Rapat Berlangsung
Ketika hendak memulai rapat online, jangan lupa untuk merekam layar selama rapat tersebut berlangsung. Ada berbagai aplikasi rapat online yang menyediakan fitur untuk merekam ketika rapat berlangsung.
Setelah rapat berakhir, anda bisa memberikannya kepada semua orang atau hanya pada beberapa orang yang berkepentingan, seperti orang yang berhalangan hadir. Selain itu, dengan adanya rekaman tersebut, anda bisa melakukan evaluasi dengan lebih mudah.
Demikianlah penjelasan mengenai beberapa tips mengadakan rapat online yang efektif. Dengan mengikuti berbagai tips di atas, maka rapat online yang anda laksanakan bisa lebih lancar dan bisa berlangsung sesuai harapan.
Namun, anda perlu bersabar jika ada yang mengalami masalah pada jaringan internetnya karena ini memang menjadi kendala umum yang sering dihadapi saat melaksanakan rapat online.
