Di dalam sebuah perusahaan, tentu sudah biasa mengadakan berbagai jenis rapat dengan berbagai tujuan yang berbeda. Tentunya rapat dilakukan demi kelancaran proyek atau proses meraih tujuan besar perusahaan.
Oleh sebab itu, anda harus berusaha agar rapat tersebut berjalan lancar seperti yang diharapkan. Untuk mencapai hal tersebut, maka ada beberapa persiapan sebelum rapat yang perlu dilakukan.
Persiapan Sebelum Rapat
Agar rapat bisa berjalan lancar, anda perlu mengetahui apa saja yang perlu disiapkan. Berikut Bima Souvenir akan menjelaskan mengenai beberapa persiapan sebelum rapat yang perlu dilakukan.
1. Pahami Tujuan Rapat
Persiapan sebelum rapat yang pertama adalah memahami tujuan dari rapat tersebut.
Dalam sebuah perusahaan, ada berbagai jenis rapat yang biasa dilakukan. Setiap jenis rapat tersebut biasanya memiliki tujuan yang berbeda. Oleh sebab itu, langkah awal yang penting untuk anda siapkan adalah dengan menetapkan tujuannya terlebih dahulu.
Setelah itu, anda perlu benar-benar memahami tujuan yang sudah ditetapkan hingga kemudian anda mengerti topik apa saja yang perlu dibahas saat rapat.
2. Tentukan Topik yang Akan Dibahas
Setelah anda memahami tentang tujuan rapat yang akan anda adakan, maka langkah selanjutnya adalah menentukan topik apa saja yang nantinya akan dibahas.
Misalnya saja anda mengadakan rapat status update yang bertujuan untuk memberikan informasi terkini tentang perkembangan suatu projek. Dengan tujuan semacam itu, ada beberapa pembahasan yang bisa dilakukan, seperti progress setiap divisi, kendala apa saja yang dihadapi, kemudian solusi untuk setiap kendala tersebut.
Begitu juga dengan tujuan rapat lainnya, anda perlu mulai memikirkan mengenai topik apa saja yang perlu dibahas.
3. Siapkan Materi Rapat
Setelah anda mengetahui mengenai topik apa saja yang nantinya akan dibahas, maka anda perlu mulai menyiapkan materi rapat.
Anda bisa mengembangkan materi rapat dari setiap topik yang sebelumnya sudah anda tentukan. Buat materi rapat untuk setiap topik tersebut hingga nantinya anda tidak kebingungan mengenai apa saja yang akan dibahas atau dibicarakan.
Jika memang diperlukan, anda bisa membuat materi berupa file presentasi.
4. Tentukan Peserta Rapat
Selain mempersiapkan tiga hal di atas, anda juga perlu memikirkan mengenai siapa saja yang akan menjadi peserta rapat.
Ketika anda menetapkan tujuan dan topik pembahasan rapat, maka dari sana anda bisa mengidentifikasi kira-kira siapa saja yang relevan untuk menjadi peserta rapat.
Jika anda pimpinan dari sebuah perusahaan besar, tentu anda tidak akan mengajak semua karyawan rapat, bukan? Selain karena pesertanya nanti terlalu banyak, pasti tidak efektif karena tidak semua berkontribusi. Oleh sebab itu, anda perlu mengajak pihak-pihak atau divisi tertentu yang memang relevan dan bisa berkontribusi.
5. Buat Agenda Rapat
Agenda rapat yang dimaksud di sini mencakup berbagai hal, termasuk topik rapat yang sudah dibahas sebelumnya.
Selain itu, anda perlu juga membuat estimasi waktu atau durasi untuk setiap topik tersebut. Singkatnya, anda perlu membuat semacam susunan acara rapat, mulai dari pembukaan rapat hingga penutupannya.
Jika sudah, anda bisa membagikannya kepada peserta rapat hingga mereka mempunyai cukup waktu untuk mempersiapkan diri dan menyesuaikan dengan agenda yang sudah dibuat.
6. Tentukan Waktu dan Lokasi
Menentukan waktu dan lokasi rapat juga perlu anda lakukan sebelum rapat itu terjadi. Hal ini dimaksudkan agar semua orang yang menjadi peserta bisa menghadiri rapat tersebut.
Pilih waktu-waktu yang efektif untuk rapat, seperti pagi hari dan pilih waktu dimana semua orang yang terlibat tidak sedang melaksanakan tugas penting lainnya hingga semua bisa hadir.
Untuk lokasi memang biasanya ada ruang khusus untuk rapat. Namun, bisa juga sesekali menentukan lokasi rapat di luar gedung perusahaan guna mencari suasana baru.
7. Buat Aturan Selama Rapat Berlangsung
Persiapan rapat selanjutnya yang perlu anda lakukan adalah membuat aturan rapat yang jelas. Anda tentu menginginkan rapat yang berlangsung lancar dan tertib hingga bisa berjalan sesuai harapan. Untuk mencapai hal tersebut, maka anda perlu membuat berbagai aturan selama rapat berlangsung.
Aturan ini bisa dibacakan saat rapat hendak dimulai agar semua orang yang hadir mengerti mengenai aturan tersebut. Beberapa contoh aturannya adalah dilarang mengoperasikan hp, izin jika ingin ke toilet, harus mengikuti dari awal hingga akhir dan lainnya.
8. Souvenir Rapat
Untuk menunjang kelancaran rapat dan membuat peserta rapat lebih semangat, anda bisa memberikan souvenir rapat. Souvenir ini bisa anda siapkan sebelum rapat berlangsung agar bisa langsung dibagikan di hari H.
Beberapa contoh souvenir rapat yang bisa menunjang kegiatan rapat adalah blocknote, pulpen, mug dan semacamnya. Jangan lupa untuk memesan souvenir tersebut dengan desain khusus agar terlihat lebih profesional dan bisa menjadi media promosi yang efektif.
Untuk memesan souvenir rapat berkualitas tinggi, maka bisa langsung menghubungi Bima Souvenir.
Demikianlah pembahasan mengenai beberapa persiapan sebelum rapat yang perlu dilakukan.
Dengan melakukan persiapan yang matang sebelum rapat, maka anda tidak akan kebingungan selama rapat berlangsung.
Selain itu, persiapan matang juga bisa sangat membantu agar rapat bisa berjalan lebih lancar dan tujuannya bisa tercapai. Jika sudah begitu, bisa dikatakan jika rapat yang dilakukan cukup efektif.
