Memilih souvenir kantor lebih mudah ketika kebutuhan dasarnya sudah jelas: siapa penerimanya, untuk apa barang digunakan, berapa jumlahnya, dan kapan harus tersedia. Setelah itu, pilihan produk, desain, serta anggaran bisa dibandingkan dengan pertimbangan yang sama.
Panduan ini membantu Anda menyiapkan kebutuhan tersebut sebelum meminta penawaran. Anda bisa mulai dari pertanyaan yang belum terjawab, lalu membuka halaman produk atau pemesanan untuk penjelasan lebih lanjut.
Mulai dari Kebutuhan yang sedang Anda Siapkan
| Pertanyaan Anda | Bagian yang perlu dibaca |
|---|---|
| Produk apa yang sesuai untuk penerima? | Memilih produk |
| Apakah semua peserta perlu mendapat paket yang sama? | Kebutuhan acara dan penerima |
| Berapa jumlah yang harus dipesan? | Quantity dan anggaran |
| Apa yang perlu disiapkan untuk cetak logo? | Bahan, teknik cetak, dan desain |
| Apa yang diperiksa sebelum produksi? | Persetujuan pesanan (Mockup) |
| Bagaimana menyiapkan pengiriman? | Kemasan dan distribusi |
| Bagaimana menilai contoh pekerjaan vendor? | Membaca portofolio |
| Informasi apa yang perlu dikirim untuk meminta harga? | Brief pemesanan |
1. Memilih Produk: Tentukan Penggunaannya terlebih dahulu
Mulailah dengan satu pertanyaan: barang ini akan digunakan penerima dalam situasi apa?
Barang untuk dipakai saat acara memiliki pertimbangan berbeda dengan hadiah yang dibawa pulang atau ditempatkan di kantor. Ukuran, kemudahan membawa, dan kebutuhan personalisasi ikut menentukan pilihan.
Gunakan daftar berikut untuk membuka kategori yang ingin Anda pelajari.
| Produk | Hal yang perlu Anda periksa | Panduan produk |
|---|---|---|
| Payung | Bentuk saat disimpan, jenis gagang, cara membuka, dan posisi logo | Pilihan souvenir payung |
| Tumbler | Kapasitas, konstruksi, jenis tutup, dan petunjuk pemakaian | Pilihan souvenir tumbler |
| Jam dinding | Ukuran, keterbacaan angka, ruang penempatan, dan kemasan | Pilihan souvenir jam dinding |
| Mug | Bentuk pegangan, area desain, dan perlindungan saat dibawa | Pilihan souvenir mug |
| Kaos | Bahan, ukuran tiap penerima, potongan, dan posisi cetak | Pilihan souvenir kaos |
| Topi | Model, pengaturan ukuran, dan bidang penempatan logo | Pilihan souvenir topi |
| Notes | Ukuran buku, isi, jenis jilid, dan kebutuhan desain cover | Pilihan souvenir notes |
| Pulpen | Kenyamanan menulis, warna tinta, dan keterbacaan logo | Pilihan souvenir pulpen |
| Lanyard | Lebar tali, pengait, desain, dan kebutuhan tempat kartu | Pilihan souvenir lanyard |
| Tas spunbond | Ukuran barang yang akan dimasukkan, pegangan, dan area cetak | Pilihan tas spunbond |
Jika pilihan masih terlalu banyak, tentukan dua atau tiga produk terlebih dahulu. Bandingkan model konkretnya, bukan hanya nama kategori. Dua tumbler dengan kapasitas sama, misalnya, belum tentu memiliki konstruksi atau kelengkapan yang sama.
2. Menyesuaikan Souvenir dengan Acara dan Penerima
Nama acara membantu memberi arah, tetapi belum cukup untuk menentukan isi paket.
Dalam seminar, peserta mungkin memerlukan perlengkapan mencatat, sementara pembicara mendapat hadiah terpisah. Dalam kegiatan perusahaan, kebutuhan panitia juga bisa berbeda dari tamu undangan.
Sebelum memilih paket, pisahkan penerima berdasarkan fungsinya:
- Peserta: apakah barang akan digunakan selama acara atau dibawa pulang?
- Panitia: apakah memerlukan identitas yang mudah dikenali?
- Pembicara dan tamu: apakah perlu kemasan atau personalisasi berbeda?
- Karyawan: apakah produk akan digunakan bersama perlengkapan kantor yang sudah dimiliki?
- Pelanggan dan relasi: apakah hadiah dikirim ke satu kantor atau ke alamat masing-masing?
Untuk kegiatan seminar, lanjutkan ke pilihan paket souvenir seminar. Untuk hadiah bagi relasi atau karyawan, lihat pilihan corporate gift.
Bidang usaha penerima dapat menjadi pertimbangan tambahan. Namun, jangan langsung menganggap semua orang dalam industri yang sama membutuhkan barang yang sama. Kebiasaan penggunaan dan cara pembagian tetap perlu diketahui.
3. Menghitung Quantity dan Anggaran
Pisahkan jumlah penerima dan jumlah barang
Satu paket dapat berisi beberapa produk. Karena itu, catat kebutuhan per item agar jumlahnya tidak tertukar.
Contoh simulasi, bukan catatan proyek Bima Souvenir:
Acara memiliki 100 peserta dan setiap peserta menerima satu notes serta satu pulpen. Kebutuhannya adalah:
- 100 paket;
- 100 notes;
- 100 pulpen;
- 200 unit barang secara keseluruhan.
Jika panitia memerlukan tambahan atau ada cadangan peserta, tambahkan secara terpisah. Besarnya cadangan mengikuti kondisi acara, bukan persentase yang harus selalu sama.
Hitung anggaran yang benar-benar tersedia untuk barang
Gunakan perhitungan berikut:
Anggaran produk per paket = (total anggaran − biaya di luar produk) ÷ jumlah paket
Biaya di luar produk bisa mencakup kemasan, pengiriman, atau komponen lain yang belum masuk harga satuan. Jangan menguranginya lagi jika sudah termasuk dalam penawaran.
Misalnya, dari anggaran Rp5.000.000 untuk 100 paket, Anda menyisihkan Rp500.000 untuk biaya di luar produk. Batas anggaran produknya menjadi Rp45.000 per paket. Angka ini hanya contoh perhitungan, bukan harga paket Bima Souvenir.
Saat membandingkan penawaran, samakan model, quantity, jumlah posisi cetak, kemasan, serta tujuan pengiriman. Harga satuan yang lebih rendah belum tentu menghasilkan total biaya yang lebih rendah.
4. Memahami Bahan, Teknik Cetak, dan Batas Customization
Foto membantu melihat bentuk produk. Untuk mengetahui apakah barang sesuai kebutuhan, Anda tetap perlu membaca spesifikasinya.
Minta keterangan bahan dan konstruksi untuk model yang dipilih. Hindari menganggap semua produk dalam satu kategori memiliki kemampuan yang sama. Sebagai contoh, istilah double wall pada tumbler tidak cukup untuk memastikan bahwa produk tersebut menggunakan insulasi vakum atau memiliki durasi tertentu dalam mempertahankan suhu.
Untuk cetak logo, siapkan tiga informasi:
- Bentuk desain: satu warna, beberapa warna, gradasi, atau foto.
- Ukuran dan posisi desain yang diinginkan.
- Model serta bahan produk yang akan dicetak.
Dari informasi tersebut, teknik yang memungkinkan dapat diperiksa. Sablon, UV printing, sublimasi, DTF, digital printing, dan bordir memiliki penerapan berbeda; pilihannya perlu disesuaikan dengan produk.
Tanyakan juga arti “custom” dalam penawaran. Apakah hanya penambahan logo, perubahan desain bidang cetak, pilihan warna dari stok, atau pembuatan bentuk khusus? Catat ruang lingkupnya sebelum menyetujui harga.
5. Menyiapkan Desain agar Mudah Diperiksa
Logo yang terlihat jelas di layar belum tentu terbaca ketika diperkecil pada barang.
Kirim file sumber terbaik yang Anda miliki. Bila hanya tersedia gambar dari aplikasi percakapan atau tangkapan layar, mintalah pemeriksaan kelayakan sebelum desain diteruskan.
Saat menerima mockup, periksa:
- Ejaan nama perusahaan, acara, dan tahun;
- Proporsi logo;
- Ukuran serta posisi cetak;
- Kontras dengan warna produk;
- Keterbacaan tulisan kecil;
- Sisi atau panel yang akan dicetak.
Untuk jam dinding, angka dan jarum perlu tetap mudah dibaca. Untuk pulpen, tulisan panjang mungkin perlu diringkas. Untuk produk yang digunakan bersama, pastikan logo berada pada posisi yang masuk akal saat barang dipakai.
Mockup merupakan gambaran penempatan desain. Jika keputusan bergantung pada warna atau detail fisik tertentu, tanyakan kemungkinan sampel dan ketentuannya. Jangan menyamakan tampilan layar dengan jaminan hasil fisik yang identik.
6. Memeriksa Penawaran dan Persetujuan sebelum Produksi
Sebelum menyetujui pesanan, pastikan tim Anda dan vendor menggunakan versi spesifikasi yang sama.
| Bagian | Yang perlu dipastikan |
|---|---|
| Produk | Nama atau kode model, bahan, ukuran, dan warna |
| Quantity | Jumlah per produk dan pembagian variannya |
| Desain | File final, ukuran cetak, posisi, dan teknik |
| Kemasan | Jenis kemasan serta isi setiap paket |
| Biaya | Komponen yang termasuk dan yang dihitung terpisah |
| Jadwal | Dasar mulai pengerjaan dan target penyelesaian |
| Pengiriman | Alamat, penerima, serta jadwal yang disepakati |
| Pemeriksaan | Acuan penerimaan dan penanganan ketidaksesuaian |
Tunjuk satu orang yang berwenang memberi persetujuan desain. Jika ada revisi, beri nama versi atau tanggal agar file lama tidak digunakan kembali.
Untuk prosedur yang berlaku di Bima Souvenir, baca alur transaksi dan pemesanan.
7. Menyiapkan pemeriksaan kualitas, kemasan, dan pengiriman
Tentukan apa yang akan diperiksa
Pemeriksaan perlu mengikuti karakter barang dan spesifikasi yang disepakati. Contoh hal yang dapat dibicarakan adalah kesesuaian model, jumlah, warna, posisi cetak, fungsi komponen, serta kondisi kemasan.
Jika perusahaan memiliki persyaratan penerimaan tertentu, sampaikan sebelum produksi. Persyaratan yang baru muncul setelah barang selesai dapat menimbulkan perbedaan pemahaman.
Bedakan tanggal selesai dan tanggal diterima
Tanggal produksi selesai belum tentu sama dengan tanggal barang sampai.
Untuk acara di luar kota, siapkan tanggal barang harus diterima, alamat lengkap, kontak penerima, dan waktu penerimaan lokasi. Jika barang masuk ke hotel, gedung acara, atau gudang perusahaan, periksa juga aturan penerimaannya.
Pengiriman ke beberapa alamat memerlukan daftar pembagian quantity yang jelas. Untuk paket berisi beberapa produk, pastikan apakah barang akan dirakit menjadi paket terlebih dahulu atau dikirim per jenis.
Kemasan juga perlu mengikuti perjalanan barang. Perlindungan mug atau jam dinding, misalnya, perlu dibahas bersama cara pengirimannya.
8. Membaca portofolio sebagai bahan pertimbangan
Portofolio dapat membantu Anda melihat bentuk barang dan penerapan desain. Buka dokumentasi souvenir Bima Souvenir untuk mencari contoh yang mendekati kebutuhan Anda.
Saat melihat contoh pekerjaan, perhatikan:
- Apakah model produknya sama dengan yang sedang dipertimbangkan;
- Bagian desain mana yang bisa menjadi referensi;
- Apakah keterangan ukuran, teknik cetak, atau kemasan tersedia;
- Informasi apa yang masih perlu Anda tanyakan.
Foto produk tidak dengan sendirinya menjelaskan waktu pengerjaan, hasil penggunaan, atau kepuasan penerima. Untuk kebutuhan tersebut, mintalah keterangan pendukung yang relevan.
Ketika membaca studi kasus atau data pemesanan, periksa pula periode, jumlah data, dan satuan perhitungannya. Jumlah unit, jumlah baris barang, dan jumlah proyek adalah ukuran yang berbeda.
9. Istilah yang Sering Muncul dalam Pemesanan Souvenir
| Istilah | Arti dalam pembahasan pesanan |
|---|---|
| MOQ | Jumlah minimum pemesanan menurut ketentuan produk atau vendor |
| Quantity | Banyaknya unit barang yang dipesan |
| Mockup | Visual perkiraan penempatan desain pada produk |
| Artwork final | File desain terakhir yang disetujui untuk pengerjaan |
| Lead time | Lama pengerjaan dari titik mulai yang disepakati |
| QC | Pemeriksaan kesesuaian barang dengan acuan yang ditetapkan |
| Sample | Contoh produk; bisa berupa barang polos atau contoh dengan cetak sesuai kesepakatan |
| Finishing | Tahap atau perlakuan akhir pada produk maupun hasil cetak |
Jika suatu istilah memengaruhi biaya atau jadwal, mintalah penjelasan tertulis di penawaran.
10. Pertanyaan sebelum meminta penawaran
Apakah harus sudah menentukan produk?
Tidak harus. Anda bisa mulai dengan menyampaikan penerima, jumlah kebutuhan, anggaran, tanggal penggunaan, dan cara pembagian. Informasi tersebut membantu mempersempit alternatif yang perlu dihitung.
Apakah satu paket bisa berisi beberapa produk?
Kebutuhan paket dapat dihitung dari masing-masing produk dan quantity. Konfirmasikan juga biaya kemasan, perakitan, dan pengirimannya agar totalnya jelas.
Apakah semua penerima harus mendapat paket yang sama?
Tidak selalu. Anda dapat membuat pembagian berdasarkan kebutuhan peserta, panitia, atau tamu. Catat jumlah setiap kelompok agar perhitungan barang dan anggaran tidak bercampur.
Apakah memesan lebih banyak pasti lebih murah?
Mintalah perbandingan pada quantity yang memang Anda pertimbangkan. Harga dapat dipengaruhi model, pembagian warna, desain, kemasan, dan ketersediaan barang. Periksa total belanja serta kebutuhan nyata sebelum menambah jumlah.
Bagaimana merawat souvenir setelah diterima?
Ikuti petunjuk untuk model dan hasil cetak yang dipilih. Untuk barang minum, tanyakan ketentuan pencucian dan penggunaan suhu. Hindari menyamakan petunjuk perawatan hanya karena dua produk terlihat serupa.
Siapkan Brief agar Pembahasan lebih Cepat
Anda dapat menggunakan format berikut saat menghubungi Bima Souvenir:
- Nama perusahaan atau pemesan:
- Acara atau tujuan pemberian:
- Siapa penerimanya:
- Produk yang dipertimbangkan:
- Jumlah per produk atau paket:
- Batas anggaran:
- Kebutuhan logo dan desain:
- Kemasan yang diinginkan:
- Tanggal barang harus diterima:
- Kota dan jumlah alamat tujuan:
- Persyaratan tambahan:
Belum semua terisi? Sampaikan bagian yang sudah diketahui terlebih dahulu.
Bima Souvenir dapat membantu menghitung kebutuhan berdasarkan pilihan produk dan jumlah yang Anda perlukan. Lihat layanan souvenir kantor untuk cakupan layanan, atau hubungi Bima Souvenir untuk membahas brief Anda.