Salah satu persiapan rapat yang perlu anda lakukan adalah membuat agenda rapat atau susunan acara selama rapat berlangsung. Dengan membuat agenda rapat ini, maka diharapkan rapat anda bisa lebih terarah, tidak melebar dan bisa berjalan lebih efektif.
Oleh sebab itu, membuat agenda rapat termasuk persiapan yang cukup penting untuk dilakukan. Jika masih bingung, anda bisa mulai mencari contoh agenda rapat yang efektif.
Contoh Agenda Rapat yang Efektif
Berikut Bima Souvenir akan menjelaskan mengenai beberapa contoh agenda rapat yang efektif. Anda bisa sesuaikan dengan tema rapat yang akan dilaksanakan, sehingga kegiatan rapat bisa berjalan sesuai harapan.
Contoh 1:
Agenda Rapat (sebutkan nama rapatnya)
Lokasi : (sebutkan lokasinya)
Tanggal : 4 Juli 2024
Waktu : 08:00 – 10:30
Hal : Strategi Meningkatkan Penjualan dalam Satu Semester ke Depan
Susunan Acara
- Pembukaan oleh moderator
- Prakata dari CEO Perusahaan (nama perusahaan)
- Pembahasan mengenai bagaimana cara meningkatkan penjualan dalam satu semester ke depan?
Dengan pokok pembahasan sebagai berikut:
- Strategi pemasaran offline dan online untuk meningkatkan penjualan
- Memaksimalkan promosi melalui sosial media
- Alternatif promosi
- Pembuatan campaign
- Potongan harga
- Penutupan oleh moderator
Contoh 2:
Agenda Rapat (sebutkan nama rapat)
Hari dan Tanggal : Kamis, 4 Juli 2024
Waktu : 08:00 WIB
Durasi : 2 jam 30 menit
Lokasi : Meeting Room Perusahaan
Tujuan :
Untuk meninjau kembali strategi pemasaran tahun lalu, mengidentifikasi penurunan permintaan produk pada tiap kuartal dan solusinya.
| Durasi | Topik | Tujuan | Pembahasan |
| 25 Menit | Tinjauan strategi pemasaran tahun lalu | Berbagi Informasi | Menunjukkan hasil strategi pemasaran tahun lalu. Memperlihatkan data penjualan setelah menerapkan strategi tersebut. Mengidentifikasi strategi yang berpengaruh cukup besar. |
| 60 Menit | Identifikasi penyebab penurunan permintaan produk pada tiap kuartal | Menghasilkan Solusi | Menunjukkan data hasil penjualan di tiap kuartal. Tren penjualan dalam setahun terakhir. Diskusi untuk mencari solusi dari permasalahan ini. |
| 60 Menit | Mempersiapkan strategi pemasaran selanjutnya | Menghasilkan Keputusan | Persiapan strategi pemasaran selanjutnya. Cara menilai keberhasilan metode pemasaran yang baru. |
| 5 Menit | Penutupan | Mengambil Keputusan Akhir | Review hasil rapat ini. Persiapan untuk rapat selanjutnya. |
Demikianlah pembahasan mengenai contoh agenda rapat yang efektif. Anda bisa menggunakan contoh yang mana saja untuk diterapkan. Bahkan, jika anda merasa ada yang kurang, maka anda bisa langsung menambahkannya hingga sesuai dengan kebutuhan anda.
Agenda di atas hanyalah contoh dimana anda bisa melakukan berbagai macam perubahan dan penyesuaian hingga bisa digunakan untuk rapat yang akan anda lakukan.
