Acara seminar merupakan acara yang penting untuk para karyawan agar selalu update tentang ilmu dan teknologi terbaru terkait bidang perusahaan. Biasanya acara ini akan mendatangkan para ahli pada bidang tertentu sebagai narasumber. Oleh sebab itu, anda perlu mempersiapkan acara seminar tersebut dengan serius. Anda bisa melakukan berbagai cara untuk membuat acara seminar kantor menarik dan meriah.
Cara Membuat Acara Seminar Kantor Menarik dan Meriah
Acara seminar biasanya akan berlangsung dengan penyampaian materi oleh narasumber. Jika anda tidak menyiapkannya dengan baik, maka acara ini bisa berlangsung membosankan. Tentu saja anda tidak menginginkan hal ini karena jika berlangsung membosankan, materi penting tersebut tidak bisa terserap dengan baik. Oleh sebab itu, anda perlu melakukan persiapan dengan baik dan benar. Berikut Bima Souvenir akan menjelaskan mengenai beberapa cara membuat acara seminar kantor menarik dan meriah.
1. Membentuk Panitia
Ketika hendak membuat acara seminar, tentu saja cara pertama yang perlu anda lakukan adalah membentuk panitia. Hal ini karena panitia akan menjadi tim yang akan mempersiapkan segala sesuatu yang dibutuhkan. Oleh sebab itu, sebaiknya anda tidak sembarangan memilih orang-orang yang akan menjadi panitia, melainkan dipilih berdasarkan kemampuannya. Misalnya orang dengan kemampuan komunikasi yang baik dijadikan divisi humas, orang yang punya skill editing menjadi bagian publikasi dan semacamnya. Jika semua divisi panitia diisi oleh orang-orang yang kompeten, maka persiapan akan berjalan lebih lancar.
2. Tentukan Tema yang Tepat
Tema seminar bisa dikatakan sebagai pondasi dari acara seminar itu sendiri hingga anda perlu membuat tema yang menarik dan up to date. Cara membuat acara seminar kantor menarik dan meriah memang selalu berawal dari tema yang juga menarik. Untuk mendapatkan tema yang tepat, maka anda perlu memikirkan hal yang relevan terlebih dahulu. Misalnya perusahaan anda bergerak di bidang teknologi informasi, maka tema seminar harus berkaitan dengan bidang tersebut. Selain itu, tema yang dipilih harus up to date hingga anda juga perlu mempelajari perkembangan terkini mengenai bidang yang akan dibahas.
3. Konsep Menarik
Jika tema menjadi pondasi acara, maka konsep bisa menjadi visual yang menggambarkan bagaimana acara seminar tersebut akan berlangsung. Jika anda ingin acara seminar yang meriah, tentu perlu memikirkan konsep yang menarik, bahkan tidak biasa. Beberapa hal yang bisa anda pikirkan terkait konsep ini mulai dari tata letak lokasi, bagaimana nantinya acara berlangsung, alur peserta atau pengisi acara datang dan berbagai hal lainnya yang terkait dengan acara. Dengan menentukan konsep yang jelas dan menarik, anda bisa mendapatkan gambaran awal tentang bagaimana seminar tersebut nantinya akan berjalan.
4. Target Acara
Menentukan target acara di awal merupakan langkah penting yang juga harus anda lakukan. Sekalipun anda sudah membuat konsep seminar yang berbeda dan sangat menarik, bisa jadi acara tersebut tidak berjalan sesuai ekspektasi karena salah target acara. Jadi, anda perlu menentukan dahulu target acara seminar kantor ini hanya karyawan dari perusahaan anda saja atau dibuka juga untuk umum. Jika sudah menentukan target acara atau target peserta, maka hal tersebut bisa mempengaruhi pilihan narasumber yang tepat, cara promosi hingga biaya pendaftaran.
5. Pilih Narasumber yang Pas
Seperti yang sudah dijelaskan di awal, jika acara seminar biasanya berupa penyampaian materi mengenai perkembangan ilmu pengetahuan langsung dari ahlinya. Tentu saja narasumber yang anda pilih harus merupakan seorang ahli di bidang terkait. Namun, bukan hanya itu saja bahan pertimbangan dalam menentukan pemateri yang tepat. Anda juga perlu mempertimbangkan target acara yang sudah ditentukan sebelumnya. Misalnya target anda adalah karyawan sendiri yang rata-rata masih berusia 20-30an tahun, maka pilih pemateri yang bisa menyampaikan materi dengan cara yang asyik, tidak berbelit dan bisa memberikan contoh yang relate. Jika target audiensnya merupakan orang paruh baya, maka pilih pemateri yang bisa menjelaskan dengan detail, sekalipun pembawaannya serius.
6. Pilih Tempat Acara
Tempat diadakannya seminar anda memiliki pengaruh tersendiri terhadap kesuksesan acara tersebut. Oleh sebab itu, anda perlu memilih tempat yang tepat, menarik dan juga nyaman bagi semua peserta. Ada berbagai pertimbangan yang perlu anda lakukan sebelum menentukan pilihan, seperti berapa perkiraan jumlah peserta, siapa target acaranya, fasilitas yang disediakan tempat tersebut hingga kesesuaian dengan konsep yang sudah anda tentukan. Pastikan bahwa tempat tersebut cukup untuk menampung semua peserta, memiliki tata ruang dan dekorasi menarik serta memiliki fasilitas yang anda butuhkan. Kalaupun ada yang kurang, pastikan barang tersebut bisa dimasukkan ke dalam tempat itu.
7. Rundown Acara
Meskipun acara inti dari seminar adalah penyampaian materi, namun bukan berarti hanya ada kegiatan tersebut. Oleh sebab itu, anda bisa membuat rundown acara yang menarik agar seminar tersebut terasa seru dan berbeda. Rundown adalah daftar acara secara runtut dan rinci yang dibuat sebagai pegangan panitia untuk menjalankan acara dengan baik. Bahkan, di dalam rundown bukan hanya ada urutan acara, tetapi sampai pada durasi setiap kegiatan. Anda bisa menambahkan beberapa kegiatan seru di dalam rundown agar seminar berjalan meriah, seperti adanya games atau ice breaking, kuis berhadiah atau lainnya.
8. Promosi yang Menarik
Salah satu faktor yang membuat orang lain tertarik untuk mendaftarkan diri sebagai peserta seminar adalah cara promosi yang anda lakukan. Oleh sebab itu, promosi tersebut harus dibuat semenarik mungkin agar bisa menjangkau dan menarik minat banyak orang. Apabila target peserta anda hanya dari internal perusahaan, mungkin hanya dengan membuat pengumuman resmi saja sudah bisa menjangkau semua targetnya, namun tentu akan berbeda jika targetnya adalah karyawan secara umum. Anda perlu membuat poster yang menarik, kemudian di sebarkan di semua akun sosial media panitia. Agar lebih menarik, anda bisa memasukkan tema seminar, narasumber hingga souvenir yang akan diberkan.
9. Souvenir, Konsumsi dan Sertifikat
Souvenir, konsumsi dan sertifikat merupakan fasilitas yang bisa menarik perhatian calon peserta. Oleh sebab itu, ketiganya perlu dicantumkan di dalam poster untuk promosi. Souvenir seminar kit bisa anda berikan ketika peserta mengisi daftar hadir saat pertama kali datang. Souvenir tersebut bisa berupa blocknote, pulpen, lanyard khusus peserta, tas spunbond dan lainnya yang bisa dipesan di Bima Souvenir. Konsumsi berupa makanan ringan bisa anda berikan di tengah-tengah acara dan konsumsi makanan berat bisa diberikan ketika waktunya makan siang. Sementara, sertifikat bisa diberikan kepada peserta setelah acara selesai diselenggarakan.
10. Evaluasi
Perlu diakui bahwa seberapa matang pun perencanaan dan persiapan yang anda lakukan, biasanya akan tetap ada kekurangannya. Oleh sebab itu, anda perlu mengadakan evaluasi setelah acara seminar selesai diselenggarakan. Tujuan dari evaluasi ini adalah agar bisa membuat acara seminar lebih baik lagi ke depannya dan agar kesalahan saat ini tidak terulang lagi ke depannya. Dengan demikian, anda bisa membuat acara yang tiap tahunnya semakin seru dan semakin menarik.
Dengan mengikuti berbagai cara membuat acara seminar kantor menarik dan meriah tersebut, maka anda bisa melakukan persiapan dengan lebih baik. Jika semua diterapkan dengan benar, maka bisa menurunkan kemungkinan adanya kesalahan atau kekurangan pada acara tersebut. Hal ini bisa membuat lebih banyak orang lagi yang tertarik mengikuti acara seminar yang anda selenggarakan.
