Rundown merupakan sebutan lain untuk susunan acara yang biasa digunakan oleh para panitia.
Tentu saja rundown ini diterapkan untuk berbagai jenis acara, termasuk untuk acara gathering. Tujuannya adalah agar acara berjalan dengan runtut, teratur dan bisa berjalan sesuai rencana hingga tujuan dari acara tersebut bisa tercapai.
Ada beberapa cara membuat rundown acara gathering kantor yang menarik dan bisa anda coba.
Cara Membuat Rundown Acara Gathering Kantor yang Menarik
Karena acara gathering identik dengan acara yang menyenangkan, maka anda juga perlu membuat rundown yang berisi berbagai kegiatan yang seru.
Kelihatannya memang mudah, namun anda perlu memperhatikan berbagai hal untuk membuat rundown yang tepat. Berikut Bima Souvenir akan menjelaskan mengenai beberapa cara membuat rundown acara gathering kantor yang menarik.
1. Tentukan Tujuan Acara
Cara membuat rundown acara gathering kantor yang pertama adalah dengan menentukan tujuan acaranya terlebih dahulu.
Ada berbagai tujuan acara gathering kantor yang biasanya dipilih oleh pihak perusahaan, mulai dari membangun keakraban, membentuk tim solid dan semacamnya.
Rupanya tujuan dari acara gathering tersebut sangat mempengaruhi berbagai kegiatan yang akan dilaksanakan. Hal ini dikarenakan semua kegiatan yang dilaksanakan harus berdasarkan tujuan tersebut agar tujuannya bisa tercapai. Oleh sebab itu, anda perlu menentukan terlebih dahulu tujuan dari acara gathering yang akan anda laksanakan.
2. Buat Daftar Aktivitas
Setelah membuat tujuan acara, anda bisa mulai membuat daftar aktivitas atau kegiatan yang akan dilaksanakan selama gathering berlangsung. Tentu saja anda perlu membuat aktivitas yang masih berhubungan dengan tujuan yang sudah ditetapkan sebelumnya.
Beberapa contoh aktivitas yang bisa anda buat dalam langkah ini antara lain adalah opening ceremony, closing ceremony, fun games, outbound, makan bersama, berwisata, berburu oleh-oleh dan semacamnya. Pada tahap ini, anda hanya perlu membuat daftarnya saja dan tidak perlu memikirkan urutannya.
3. Tentukan Durasi Waktu
Tahapan selanjutnya yang bisa anda lakukan adalah dengan menentukan durasi waktu di setiap aktivitasnya.
Tahapan ini sangat penting untuk anda pikirkan secara matang karena akan mempengaruhi total durasi yang diperlukan. Sebaiknya anda menetapkan waktu yang cukup untuk setiap aktivitas, dimana tidak terlalu lama dan tidak terlalu sebentar.
Tentu saja hal ini bertujuan agar acara anda tidak molor terlalu lama, namun juga tidak berlangsung terlalu cepat yang membuat peserta kurang puas.
4. Urutkan Aktivitas Dalam Rundown
Setelah anda membuat daftar aktivitas dan menentukan durasi waktu untuk setiap kegiatannya, maka selanjutnya anda perlu mengurutkannya.
Anda tentu tidak boleh mengurutkan sembarangan karena tetap harus logis dan memikirkan kondisi para peserta. Misalnya saja anda perlu menetapkan opening ceremony di awal dan closing ceremony di akhir.
Selanjutnya dengan membuat acara outbound di pagi hari, sesi games atau ice breaking diantara acara yang lebih serius dan menetapkan acara makan-makan di setiap jam makan.
5. Tetapkan Pengisi Acara
Kemudian, anda perlu menetapkan pengisi acara untuk setiap kegiatannya.
Bisa dikatakan bahwa pengisi acara ini merupakan orang yang memimpin acara pada setiap aktivitasnya atau yang bertindak sebagai penanggung jawab.
Baca juga : Contoh Susunan Panitia Gathering Kantor
Sebaiknya, anda pilih pengisi acara yang sudah berpengalaman sebelumnya agar suasana seru bisa terbangun dengan baik. Hal ini dikarenakan sekalipun aktivitas yang dilakukan seru, namun jika yang memimpin kurang berpengalaman malah bisa terasa kaku dan kurang seru.
6. Persiapkan Materi Dan Perlengkapan
Meskipun namanya mempersiapkan materi, namun tentu saja berbeda dari materi seminar yang lebih serius. Materi yang perlu disiapkan untuk acara gathering antara lain daftar games dan aturan mainnya, serta berbagai materi sederhana lainnya.
Selain itu, anda juga perlu mempersiapkan perlengkapan terkait setiap aktivitas, terutama fun games atau outbound yang biasanya membutuhkan berbagai peralatan.
Baca juga : Contoh Susunan Acara Gathering Kantor
Dengan menggunakan perlengkapan memadai, pasti bisa membuat games dan outbound tersebut berjalan lebih seru.
7. Latihan
Setelah anda selesai menyusun rundown yang berisi waktu atau durasi, nama aktivitas dan pengisi acaranya, maka tahapan selanjutnya anda bisa menjadikan itu sebagai pegangan atau landasan untuk latihan.
Baca juga : Contoh Games Family Gathering yang Seru
Sekalipun ini hanya kegiatan yang bertujuan untuk refreshing, namun anda tetap perlu latihan agar bisa memberikan yang terbaik. Terutama pada aktivitas-aktivitas seru yang sangat dinantikan oleh peserta, maka pengisi acaranya harus bisa tampil maksimal.
8. Evaluasi
Setelah kegiatan selesai, anda bisa melakukan evaluasi terhadap rundown acara yang sudah dibuat, apakah sudah pas atau ada yang kurang.
Dengan melakukan evaluasi, anda bisa menemukan berbagai kekuarangan dalam rundown yang anda buat. Dengan demikian, anda bisa memperbaikinya pada acara gathering tahun depan. Hal ini bisa membuat acara gathering anda semakin lama terasa semakin baik dan seru.
Baca juga : Tips Tips Mengadakan Acara Gathering yang Sukses
Demikianlah penjelasan mengenai beberapa cara membuat rundown acara gathering kantor yang menarik.
Dengan mengikuti berbagai langkah di atas, maka anda bisa membuat rundown yang bagus dan bisa diterapkan dengan baik.
Jika rundown acara sudah baik, maka acara gathering anda bisa berjalan lancar sesuai dengan harapan. Dengan demikian, para karyawan bisa puas dan kembali dengan semangat baru.
