Dalam sebuah rapat perusahaan, tentu perlu adanya beberapa orang yang bertugas, salah satunya sebagai moderator. Peran yang satu ini sangat penting dalam sebuah rapat karena moderatorlah yang memimpin dan mengarahkan diskusi selama rapat berlangsung.
Jika anda dipilih menjadi moderator, maka tidak perlu khawatir karena persiapannya mudah. Anda hanya perlu mempelajari bagaimana cara menjadi moderator rapat yang baik.
Cara Menjadi Moderator Rapat yang Baik
Jika anda ditunjuk sebagai moderator dan bisa menjalankan tugas dengan baik, anda bisa ikuti beberapa cara untuk menjadi moderator rapat yang baik dari Bima Souvenir berikut ini.
1. Pahami Tugas Moderator Rapat
Cara menjadi moderator rapat yang pertama sudah pasti dimulai dengan mempelajari apa saja yang menjadi tugas moderator. Dengan demikian, anda bisa mendapatkan gambaran mengenai apa saja yang nantinya harus anda lakukan selama rapat berlangsung.
Selain itu, dengan memahami apa saja tugas moderator, anda bisa lebih mempersiapkan diri dengan tepat karena anda mengetahui apa saja yang dibutuhkan. Perlu diketahui kalau moderator dan MC itu tidak sama.
2. Pelajari Tujuan Rapat
Selanjutnya, anda perlu mempelajari apa tujuan rapat yang akan dilaksanakan tersebut. Hal ini karena tujuan rapat akan mempengaruhi jenis rapat yang akan dilaksanakan serta topik yang akan dibahas dalam rapat tersebut.
Dengan mengetahui tujuan rapat, anda juga bisa mengerti batasan-batasan pembahasannya hingga ketika rapat sudah berjalan, anda bisa menjaganya dan mencegah diskusi melebar ke hal-hal lain yang tidak ada hubungannya dengan tujuan rapat.
3. Pelajari Agenda Rapat
Agenda rapat merupakan informasi penting yang harus anda pelajari. Hal ini dikarenakan dalam agenda rapat tersebut ada beberapa topik yang harus dibahas di dalam rapat beserta dengan estimasi waktunya.
Dengan demikian, anda bisa mempelajari lebih lanjut mengenai topik pembahasan rapat tersebut hingga bisa mengarahkan diskusi dengan lebih tepat. Anda juga bisa menjaga agar rapat tidak berjalan lebih lama dari yang direncanakan.
4. Siapkan Alat untuk Mencatat
Salah satu tugas moderator adalah mencatat berbagai hal penting yang sudah menjadi kesepakatan bersama dalam rapat tersebut. Oleh sebab itu, anda perlu menyiapkan alat tulis yang praktis, seperti bloknote dan pulpen.
Selain itu, sebenarnya anda juga bisa menggunakan peralatan lainnya untuk mencatat, seperti laptop. Nantinya, sebagai moderator anda perlu membacakan catatan yang berisi kesimpulan atau poin-poin penting tersebut sebelum menutup rapat.
5. Harus Tampil Percaya Diri
Sebagai seseorang yang bertugas memimpin dan mengarahkan diskusi rapat, maka anda perlu tampil dengan penuh percaya diri. Oleh sebab itu, sebaiknya anda banyak-banyak berlatih sebelum rapat dilaksanakan.
Anda bisa mencari teks moderator rapat, kemudian mulai berlatih di depan cermin agar anda bisa melihat ekspresi wajah sekaligus mendengarkan intonasi suara. Jika anda sudah berlatih, tentu akan merasa lebih siap dan bisa lebih percaya diri.
6. Membangun Suasana Rapat yang Nyaman
Selama rapat berlangsung, anda bukan hanya bertugas untuk memimpin rapat, tapi sebisa mungkin anda perlu membangun suasana rapat yang nyaman. Ketika dirasa suasana mulai tegang karena perdebatan panas atau malah membosankan, anda bisa selipkan humor untuk mencairkan suasana.
Hal semacam itu tentu saja tidak masalah dilakukan, namun anda perlu mengetahui kapan waktu yang tepat dan tidak terlalu sering melakukannya.
7. Membacakan Kesimpulan Rapat
Sebagai seorang moderator, anda perlu memiliki kemampuan menyimak, memperhatikan dan memahami apa yang disampaikan oleh peserta rapat selama diskusi berlangsung. Anda juga harus bisa membedakan makan yang opini dan mana yang sudah menjadi keputusan.
Hal ini karena yang anda catat cukup yang sudah menjadi keputusan saja. Di akhir rapat, sebelum anda menutupnya, anda perlu membacakan kesimpulan rapat yang sudah dicatat sebelumnya berupa berbagai poin kesepakatan dalam rapat tersebut.
Demikianlah penjelasan singkat mengenai beberapa cara menjadi moderator rapat yang baik. Dengan mempelajari dan melaksanakan berbagai cara di atas, maka anda bisa melaksanakan tugas sebagai moderator rapat dengan lebih lancar.
Selain itu, anda jadi mendapatkan gambaran lebih mengenai apa saja yang perlu disiapkan sebelum pelaksanaan rapat tersebut. Oleh sebab itu, jangan sampai ada yang anda lewatkan.
