Memang dalam membuat sebuah acara, ada banyak hal penting yang harus dipersiapkan demi kesuksesan acara tersebut. Begitu juga dengan acara seminar dimana ada beberapa poin yang memiliki peran besar dalam mensukseskannya. Dengan mengetahui hal ini, anda bisa lebih fokus pada beberapa hal penting tersebut.
Faktor Penting Ketika Mengadakan Acara Seminar Kantor
Faktor penting yang perlu diperhatikan ketika mengadakan acara seminar kantor diantaranya : Tema, Narasumber, Susunan Acara, dan lainnya. Berikut Bima Souvenir akan menjelaskannya lebih rinci.
1. Tema
Faktor penting pertama yang perlu anda perhatikan adalah tema. Tidak bisa dipungkiri jika banyak orang yang tertarik bergabung dalam sebuah acara seminar karena memang tertarik pada tema acaranya. Tak heran apabila tema acara biasanya dibuat dengan ukuran cukup besar pada poster agar bisa jelas terlihat.
Oleh sebab itu, anda perlu membuat tema yang menarik, sesuai dengan target peserta, dengan kalimat singkat, padat, namun tetap menarik. Dengan demikian, orang yang berniat melihat poster seminar anda meski sekilas tetap bisa mengetahui apa temanya.
2. Narasumber
Narasumber menjadi faktor besar selanjutnya yang membuat banyak orang tertarik mendaftarkan diri untuk ikut acara seminar anda. Ada banyak orang yang bisa saja sebenarnya tidak terlalu tertarik pada seminar anda, namun karena narasumbernya merupakan sang idola, maka mereka rela untuk ikut serta.
Oleh sebab itu, anda perlu mengundang narasumber yang kompeten di bidangnya, bisa menyampaikan materi dengan cara menyenangkan serta memiliki nama besar. Narasumber semacam ini pasti bisa menarik peserta dalam jumlah yang cukup banyak. Dengan demikian, anda pasti bisa memenuhi target jumlah peserta yang sudah disepakati.
3. Susunan Acara
Susunan acara yang anda buat memang bisa menjadi faktor penting yang membuat acara seminar kantor sukses. Bahkan, susunan acara bisa dikatakan sebagai faktor paling besar yang mempengaruhi kesuksesan seminar tersebut. Mungkin saja setiap peserta datang dengan ekspektasi mereka masing-masing terhadap acara anda.
Dengan susunan acara seminar yang menarik dan tidak membosankan, maka anda bisa membayar tuntas ekspektasi mereka, bahkan bisa melebihinya. Oleh sebab itu, anda perlu menyiapkan serangkaian acara menyenangkan, seperti ice breaking atau games, kuis berhadiah, sesi interaktif dan semacamnya.
4. Souvenir Seminar
Meski terlihat sederhana, namun nyatanya souvenir seminar merupakan faktor yang cukup penting. Banyak orang memanfaatkan souvenir sebagai fasilitas yang diperoleh peserta selama acara hingga bisa menjadi daya tarik tersendiri. Apalagi jika souvenir yang anda pilih merupakan souvenir bermanfaat dan tahan lama dimana mereka bisa menggunakannya berkali-kali setelah acara.
Misalnya saja adalah paket souvenir seminar kit yang berisi tas spunbond, blocknote, pulpen, lanyard, kaos seminar dan souvenir menarik lainnya. Jadi, semua souvenir tersebut bisa langsung mereka manfaatkan dan gunakan selama acara berlangsung.
5. Tata Letak
Tata letak yang dimaksud di sini adalah tata letak ruangan secara keseluruhan. Jadi, anda perlu memikirkan tata letak atau layout ruangan dengan sangat mendetail karena hal tersebut bisa mempengaruhi kenyamanan peserta, bahkan juga narasumber. Oleh sebab itu, usahakan semua peserta yang hadir bisa melihat ke arah narasumber dengan sangat jelas dan juga suara narasumber terdengar jelas.
Anda juga perlu memastikan sebaliknya hingga narasumber yang ingin berinteraksi dengan peserta merasa nyaman. Hal ini memang terlihat sederhana, namun pasti akan membuat peserta kesal jika tata letak ruangannya membuat mereka tidak nyaman hingga mempengaruhi kesuksesan acara seminar anda.
6. Promosi
Acara seminar kantor yang anda persiapkan bisa jadi merupakan acara yang sangat menarik dan bisa berjalan meriah. Namun, jika tidak dipromosikan dengan baik, maka bisa jadi peserta yang mendaftar hanya sedikit. Hal ini dikarenakan tidak banyak orang yang tahu tentang acara seminar anda jika tidak dipromosikan secara luas. Oleh sebab itu, anda perlu melakukan promosi dengan serius menggunakan media yang bisa menjangkau banyak orang.
Bukan hanya itu, anda juga perlu membuat poster yang menarik karena hal tersebut juga bisa mempengaruhi orang lain untuk ikut serta atau tidak. Cantumkan berbagai informasi penting dan menarik dalam poster, seperti tema, narasumber serta fasilitas atau souvenir yang akan diperoleh peserta.
7. Follow Up
Tidak semua pihak yang mengadakan acara seminar melakukan hal ini, namun jika anda menerapkannya, maka kesuksesan seminar tersebut akan lebih terasa. Follow up atau tindak lanjut adalah kegiatan yang dilakukan sebagai bentuk tindak lanjut dari suatu hal.
Ketika karyawan anda mengikuti dan mengadakan seminar, maka diharapkan mereka dapat menyerap ilmu terbaru yang berkaitan dengan bidang perusahaan anda. Tentu saja tidak cukup dengan mereka menyerap ilmu tersebut, tetapi juga perlu menerapkannya. Cara untuk memastikan mereka menerapkan hal tersebut pada perusahaan anda adalah dengan melakukan follow up.
Demikianlah beberapa faktor penting yang membuat acara seminar kantor menjadi sukses. Dengan memperhatikan berbagai hal tersebut, maka anda bisa melakukan persiapan dengan lebih baik lagi dan terfokus pada hal paling penting atau hal pokok terlebih dahulu.
Jika anda ingin memesan paket souvenir seminar kit yang lengkap, maka bisa langsung menghubungi Bima Souvenir. Ada banyak pilihan souvenir menarik di sini yang bisa anda dapatkan dengan harga terjangkau.
