Istilah rapat mungkin sudah tidak asing lagi bagi banyak orang, terutama di kalangan karyawan. Hal ini dikarenakan dalam sebuah perusahaan biasanya terdapat berbagai jenis rapat yang rutin dilaksanakan.
Setiap jenis rapat tersebut biasanya memiliki tujuan yang berbeda hingga agenda di dalamnya juga berbeda. Oleh sebab itu, sangat penting untuk mengenal tujuan rapat yang biasa dilaksanakan perusahaan.
Tujuan Rapat yang Biasa Dilaksanakan Perusahaan
Menetapkan tujuan rapat merupakan persiapan awal rapat yang perlu anda lakukan. Berikut Bima Souvenir akan menjelaskan mengenai beberapa tujuan rapat yang biasa dilaksanakan perusahaan.
1. Menyampaikan Informasi
Dalam sebuah perusahaan, tentu ada banyak informasi yang harus segera disampaikan kepada seluruh karyawan maupun pada divisi tertentu. Sebenarnya, menyampaikan informasi bisa saja hanya melalui pengumuman yang disampaikan dengan berbagai media atau cara, namun terkadang bisa menimbulkan salah persepsi.
Oleh sebab itu, informasi tersebut bisa disampaikan melalui sebuah rapat hingga bisa lebih jelas. Bahkan, peserta rapat juga bisa langsung bertanya jika ada yang dirasa kurang jelas.
2. Memecahkan Masalah
Berbagai Tantangan dan Masalah sudah menjadi bagian dari perjuangan sebuah perusahaan. Tentu saja memecahakan masalah ini bukan hanya menjadi tugas pimpinan, namun juga semua karyawan. Terkadang, masalah lebih mudah dipecahkan jika dipikirkan bersama-sama.
Oleh sebab itu, salah satu tujuan rapat yang biasa diadakan oleh perusahaan adalah untuk memecahkan sebuah permasalahan. Dalam rapat tersebut biasanya akan dipaparkan masalah apa yang dihadapi, situasi terkini, kemudian semua peserta rapat saling bediskusi untuk mendapatkan jalan keluar terbaik.
3. Mendapatkan Ide atau Masukan
Sebuah perusahan tidak boleh selalu berada di zona nyaman dan harus selalu menemukan terobosan terbaru untuk bisa tetap berada di posisi atas. Oleh sebab itu, ide-ide baru selalu diperlukan untuk menjadi yang terbaik.
Rapat ini biasanya bertujuan untuk menggali ide-ide kreatif dari para peserta rapat untuk mendapatkan inovasi terkini yang bisa memajukan perusahaan. Selain itu, berbagai masukan terkait sistem yang sedang dilakukan, strategi pemasaran atau hal-hal lainnya juga bisa menjadi tujuan dari rapat ini.
4. Mengambil Keputusan
Mengambil keputusan memang menjadi wewenang seorang pimpinan, seperti manajer, direktur atau CEO sebuah perusahaan. Namun, terkadang para pimpinan tersebut ingin mendapatkan lebih banyak sudut pandang sebagai bahan pertimbangannya agar nantinya bisa mengambil keputusan paling tepat.
Oleh sebab itu, biasanya pimpinan akan mengadakan rapat dengan tujuan untuk mengambil keputusan terkait suatu persoalan.
5. Membangun Kerja Sama Tim
Tak jarang dalam sebuah perusahaan ada proyek yang dikerjakan ole tim atau divisi tertentu. Terkadang anggota timnya sama, namun terkadang juga berbeda-beda. Rapat ini bertujuan untuk membangun kerja sama tim dengan cara menyatukan pandangan, tujuan, visi dan misi hingga projek yang mereka kerjakan bisa tercapai.
Selain itu, ada juga rapat yang bertujuan membangun kerja sama dengan pihak lain demi memperluas jaringan bisnis perusahaan.
6. Memotivasi Tim
Semangat dan kinerja setiap karyawan tentu saja bisa naik turun, bergantung pada berbagai hal yang sudah mereka alami. Sebagai pimpinan, anda memiliki tugas untuk menjaga semangat mereka agar kinerjanya bisa tetap stabil.
Oleh sebab itu, terkadang anda perlu mengadakan rapat khusus yang bertujuan untuk memotivasi karyawan dalam satu tim tertentu. Dengan rapat ini, diharapkan para karyawan bisa kembali semangat dan kinerjanya meningkat.
7. Menyampaikan Masalah
Terkadang ada masalah mendesak yang harus segera diselesaikan, baik itu karena adanya komplain, kesalahan teknis yang fatal atau karena ada permusuhan diantara karyawan. Mungkin permasalahan yang seperti ini sulit untuk disampaikan jika tidak ada media atau ruang khusus.
Oleh sebab itu, anda bisa mengadakan rapat yang bertujuan untuk menyampaikan masalah. Semua peserta rapat boleh menyampaikan masalah dari sudut pandang mereka masing-masing, kemudian sama-sama mencari solusinya.
Demikianlah penjelasan mengenai beberapa macam tujuan rapat yang biasa dilaksanakan perusahaan. Dengan memahami tujuan rapat di atas, maka diharapkan anda bisa melakukan berbagai macam persiapan dengan lebih tepat.
Jika persiapan sudah dilakukan dengan matang, tentu saja rapat penting tersebut bisa berjalan sesuai dengan harapan hingga tujuan tersebut bisa tercapai.
