Ketika anda mengadakan acara seminar, tentu ada banyak hal yang harus dipersiapkan, mulai dari panitia, konsep acara, narasumber dan semacamnya.
Selain itu, ada juga berbagai perlengkapan yang harus anda persiapkan dan pastinya dibutuhkan ketika acara berlangsung. Oleh sebab itu, sebagai penyelenggara, anda perlu membuat daftar perlengkapan acara seminar kantor yang dibutuhkan, kemudian melakukan check list untuk memastikan tidak ada yang terlewatkan.
Perlengkapan dalam Acara Seminar Kantor
Siapkan minimal beberapa peralatan ini ketika mengadakan acara seminar. Brosur atau Poster, Handout, Banner, Photo Booth dan perlengkapan lainnya. Pastikan jangan ada yang terlewat. Berikut Bima Souvenir akan menjelaskan mengenai beberapa perlengkapan acara seminar kantor yang dibutuhkan.
1. Brosur atau Poster
Selama menunggu hari H tiba, anda perlu terus menyebarkan brosur atau poster acara seminar tersebut. Tentu saja anda harus membuatnya terlebih dahulu dengan desain semenarik mungkin dan memuat semua informasi penting yang dibutuhkan.
Fungsi dari brosur atau poster ini adalah sebagai media promosi acara anda hingga banyak orang mengetahui, kemudian tertarik untuk mendaftar. Oleh sebab itu, selain membuatnya dalam desain yang menarik, anda juga perlu menyebarkannya melalui patform yang mampu menjangkau banyak orang sesuai target peserta, misalnya saja adalah berbagai macam media sosial.
2. Handout
Handout adalah selebaran yang berisi rangkuman materi yang akan disampaikan oleh narasumber dalam acara seminar kantor tersebut. Tentu saja dengan adanya handout ini diharapkan peserta bisa lebih mudah memahami materi yang disampaikan oleh narasumber.
Bahkan, jika ada peserta yang lupa terhadap bagian materi tertentu, ia bisa langsung kembali mengingatnya dengan melihat handout tersebut.
Terdapat dua cara dalam membagikan handout ini kepada peserta, yakni dengan dicetak dan digital. Jika materi tidak terlalu kompleks, maka handout bisa dicetak dan dibagikan bersama souvenir. Namun, jika materi cukup kompleks dan banyak, maka bisa dibagikan via digital setelah seminar selesai.
3. Banner
Banner merupakan perlengkapan yang wajib ada dalam berbagai macam acara, termasuk acara seminar kantor. Biasanya banner tersebut berisikan berbagai macam informasi yang berkaitan dengan seminar, seperti tema seminar, nama narasumber, sponsor acara, waktu pelaksanaan dan semacamnya.
Setidaknya terdapat dua macam banner yang biasanya digunakan, yakni banner yang berukuran besar dan juga x banner.
Banner dengan ukuran besar biasanya menjadi banner utama dan dipajang di dinding belakang narasumber atau panggung. Sementara itu, X banner atau Y banner biasanya berukuran lebih kecil dan diletakkan berdiri di bawah. X banner biasanya berisi informasi tambahan lainnya, seperti cara registrasi atau mengisi daftar hadir, informasi acara atau lainnya.
4. Photo Booth atau Backdrop
Tidak bisa dipungkiri jika pada saat ini semua orang bisa mengambil foto atau gambar dan hal tersebut seperti menjadi kegiatan wajib. Apalagi dalam acara besar atau acara penting, maka mengambil foto bersama orang-orang terdekat menjadi hal yang tidak boleh terlewatkan. Oleh sebab itu, anda bisa menyiapkan photo booth atau backdrop yang menjadi area foto bersama untuk peserta.
Biasanya photo booth atau backdrop ini akan menampilkan desain yang berhubungan dengan acara seminar dan memiliki pencahayaan yang baik. Hal ini menjadikan photo booth atau backdrop menjadi lokasi foto menarik bagi peserta.
5. ID Card
ID Card atau kartu pengenal ini menjadi perlengkapan penting yang harus anda siapkan. Dengan adanya ID Card ini, anda bisa membedakan dengan mudah, maka panitia, mana peserta atau mana orang random yang kebetulan ada di sekitar lokasi acara. Oleh sebab itu, anda perlu membuat dua macam ID Card yang memiliki desain berbeda untuk panitia dan peserta.
Perbedaan tersebut lebih mudah diterapkan pada perbedaan warna. Bisa juga anda menggunakan lanyard yang berbeda. Misalnya lanyard untuk panitia desainnya lebih keren dan berwarna biru, sementara untuk peserta lebih sederhana dan berwarna hijau.
6. Kamera
Acara seminar kantor merupakan acara yang penting hingga perlu anda dokumentasikan dengan baik. Memang pada saat ini hampir semua orang sudah memiliki smartphone dengan kamera yang bagus. Namun, agar hasil dokumentasinya memiliki kualitas lebih menjanjikan, maka anda bisa menyiapkan kamera profesional, seperti DSLR atau Mirrorless.
Dengan demikian, setiap momen yang terjadi selama acara bisa diabadikan dengan baik. Apalagi setelah acara anda perlu membuat laporan pertanggungjawaban yang tentunya membutuhkan hasil dokumentasi. Pastikan anda menyediakan lebih dari satu kamera profesional agar ada yang berfokus pada foto dan video.
7. Buku Tamu
Buku tamu memiliki fungsi yang sangat penting hingga perlengkapan acara seminar kantor ini sebaiknya anda siapkan. Dengan adanya buku tamu ini, maka anda bisa mendata dan mencocokkan antara jumlah peserta yang mendaftar dan yang hadir di lokasi. Bisa jadi jumlah keduanya berbeda karena berbagai alasan.
Namun, yang terpenting adalah adanya buku tamu ini anda menghindari adanya orang luar yang tiba-tiba hendak masuk dan bergabung dalam acara anda. Oleh sebab itu, dalam buku tamu tersebut peserta harus mengisi identitas diri, nama perusahaan dan semacamnya.
8. Souvenir Seminar Kit
Souvenir seminar kit tentunya menjadi daya tarik tersendiri bagi peserta yang mendaftar hingga anda perlu menyiapkan dengan kualitas terbaik. Biasanya souvenir seminar kit ini berisi berbagai benda dengan desain custom yang bermanfaat selama acara seminar berlangsung, mulai dari blocknote, pulpen, lanyard dan lainnya yang kemudian dimasukkan ke dalam tas spunbond.
Anda juga bisa menambahkan handout jika memang dibuat dalam versi cetaknya. Untuk mendapatkan souvenir seminar kit yang lengkap, berkualitas dan harga terjangkau, anda bisa menghubungi Bima Souvenir.
9. Konsumsi
Tak jarang acara seminar berlangsung dalam waktu yang cukup lama hingga anda sebagai penyelenggara perlu menyiapkan konsumsi untuk peserta maupun narasumber. Konsumsi ini bisa berupa makanan ringan dan makanan berat.
Untuk makanan ringan bisa anda berikan kepada peserta di tengah-tengah acara berlangsung atau sebelum acara mulai. Kemudian, makanan berat bisa diberikan pada saat jam makan siang. Sangat disarankan untuk memberikan menu konsumsi yang berbeda antara peserta dan narasumber sebagai bentuk penghormatan dan rasa terima kasih kepada narasumber tersebut.
10. Sertifikat
Sertifikat seringkali dijadikan sebagai bukti kompetensi seseorang terhadap bidang sesuai dengan yang dibahas pada seminar tersebut. Oleh sebab itu, adanya sertifikat menjadi daya tarik tersendiri bagi peserta.
Anda bisa menyiapkan sertifikat dengan desain keren dan menarik untuk para peserta yang sudah menghadiri acara seminar kantor tersebut. Ada baiknya jika sertifikat tersebut dibagikan setelah acara selesai diselenggarakan.
Ada berbagai macam cara memberikan sertifikat pada saat ini, mulai dari tepat setelah acara selesai, beberapa hari setelah acara selesai, bahkan dibagikan dalam bentuk e-sertifikat.
Demikianlah sedikit penjelasan mengenai beberapa perlengkapan penting acara seminar kantor yang dibutuhkan dan perlu anda persiapkan. Untuk berbagai perlengkapan lainnya, seperti pengeras suara dan lainnya, biasanya disiapkan oleh pihak pemilik tempat tersebut.
Oleh sebab itu, anda perlu mencari lokasi atau tempat seminar yang memberikan berbagai fasilitas yang dibutuhkan, seperti pengeras suara, kursi yang banyak, proyektor dan semacamnya. Simak selengkapnya melalui artikel daftar fasilitas yang harus ada ditempat acara seminar.
