Ketika anda menjadi panitia seminar kantor, maka perlu memikirkan segala sesuatu yang dibutuhkan, termasuk urusan tempat. Jika memang anda memiliki kantor yang besar dan memadai, mungkin hal ini tidak akan menjadi masalah. Namun, jika di kantor anda tidak memiliki ruangan yang memadai untuk menampung semua peserta, maka anda perlu menyewa tempat.
Salah satu pertimbangan yang harus anda pikirkan saat menyewa tempat untuk seminar adalah fasilitasnya. Oleh sebab itu, anda juga perlu mengetahui daftar fasilitas yang harus ada di tempat acara seminar kantor.
Daftar Fasilitas yang Harus Ada di Tempat Acara Seminar Kantor
Ketika anda mencari sewa tempat pertemuan untuk acara seminar, hal wajib yang harus dipastikan adalah fasilitas yang disediakan. Semakin lengkap fasilitas yang tersedia, maka akan semakin memudahkan anda dalam melaksanakan kegiatan tersebut.
Oleh sebab itu, anda perlu mengetahui terlebih dahulu fasilitas apa saja yang harus ada. Berikut Bima Souvenir akan menjelaskan mengenai daftar fasilitas yang harus ada di tempat acara seminar kantor.
1. Meja dan Kursi
Fasilitas penting yang harus ada di tempat acara seminar kantor tentu saja adalah meja dan kursi. Dua fasilitas ini menjadi fasilitas paling penting dan krusial hingga perlu anda pastikan terlebih dahulu. Bukan hanya memastikan ada atau tidaknya, namun anda juga perlu memastikan jumlahnya. Hal ini dikarenakan anda sudah menentukan target jumlah peserta.
Oleh sebab itu, anda perlu memastikan ruangan tersebut mampu menampung semua peserta dan memiliki jumlah meja dan kursi yang cukup. Bentuk meja juga jadi pertimbangan jika anda sudah menginginkan layout ruangan seminar secara spesifik.
2. Proyektor
Acara inti dari sebuah seminar adalah untuk menyampaikan materi dari narasumber. Oleh sebab itu, anda membutuhkan proyektor. Alat yang satu ini memungkinkan untuk menampilkan materi pada layer proyektor yang berukuran cukup besar hingga bisa terlihat oleh semua peserta yang hadir.
Jika anda menargetkan peserta dalam jumlah besar dan ukuran ruangannya juga cukup luas, maka anda bisa menyediakan lebih dari satu proyektor. Dengan demikian, anda bisa memastikan bahwa semua peserta yang duduk di semua sisi bisa melihatnya dengan jelas.
3. Microphone dan Sound System
Di berbagai acara, microphone dan sound system memang menjadi kombinasi peralatan atau fasilitas yang tak boleh ketinggalan. Terutama jika acara tersebut mengharuskan pengisi acara berinteraksi dengan banyak orang, maka fasilitas ini pasti akan sangat membantu. Microphone dan sound system akan membantu penyampaian materi dan sesi diskusi menjadi lebih lancar.
Begitu juga untuk pengisi acara yang lain, seperti moderator dan MC. Oleh sebab itu, anda juga perlu memastikan jumlah microphone yang tersedia karena bisa jadi dalam satu sesi membutuhkan beberapa microphone sekaligus.
4. Koneksi Internet
Untuk fasilitas ini memang tidak bisa dikatakan sebagai fasilitas yang sangat penting karena sekalipun ini tidak ada, acara anda bisa saja tetap terlaksana. Namun, agar acara anda bisa berjalan lebih lancar, maka anda perlu memastikan bahwa tempat tersebut menyediakan fasilitas berupa koneksi internet yang lancar.
Anda pasti membutuhkannya untuk saling berkoordinasi dengan panitia lain, menghubungi narasumber, mengecek atau mengirim sesuatu dan semacamnya.
Yang terpenting lagi saat ini kebanyakan seminar juga disiarkan secara online, jadi peserta yang tidak bisa ikut hadirpun masih bisa tetap mengikuti. Jadi, koneksi internet yang stabil juga masuk jadi pertimbangan.
5. Kamar Mandi Nyaman
Acara seminar biasanya berjalan selama setengah hari, apalagi jika memang terdapat lebih dari satu pemateri. Oleh sebab itu, anda perlu memastikan bahwa tempat tersebut memiliki kamar mandi yang nyaman.
Sudah pasti dalam rentang waktu selama itu akan ada banyak orang yang membutuhkan kamar mandi. Bukan sekedar tersedia, anda perlu memastikan kebersihannya agar peserta, narasumber atau tamu undangan yang ingin menggunakan kamar mandi merasa nyaman dan tidak memiliki penilaian negatif terhadap acara anda.
6. Keamanan Terjamin
Ketika mengadakan acara seminar, tentu akan ada banyak barang berharga di sana, mulai dari kendaraan, smartphone, uang, laptop dan berbagai macam barang berharga lainnya. Oleh sebab itu, anda memerlukan tempat yang sudah menjamin keamanannya hingga anda bisa melaksanakan kegiatan dengan lebih tenang.
Selain itu, dengan adanya keamanan, maka hal ini bisa menghindarkan dari kemungkinan buruk lainnya, seperti ada kerusuhan yang tidak diinginkan.
7. Area Parkir
Mengadakan acara sebesar seminar, apalagi dengan target peserta yang cukup banyak, pastinya akan mengundang banyak kendaraan menuju ke tempat tersebut. Oleh sebab itu, ketika anda mencari tempat untuk acara seminar kantor, cek juga area parkirnya.
Kira-kira area parkir tersebut cukup atau tidak untuk menampung semua kendaraan yang akan hadir ketika hari pelaksanaan. Hal ini dikarenakan biasanya akan ada banyak pihak yang datang dan kebanyakan menggunakan kendaraan pribadi, mulai dari panitia, peserta, tamu undangan dan narasumber.
8. Ada Tempat Photo Boot
Jangan lupa ketika akan mengadakan seminar, pastikan anda siapkan photo booth. Karena ini bisa jadi tempat peserta untuk mengambil foto dokumentasi sehingga acara seminar tersebut bisa tersebar luas bahkan mungkin peserta menantikan event seminar selanjutnya.
Selengkapnya mengenai manfaat photo booth bisa anda baca diartikel 7 Manfaat Menggunakan Photo Booth pada Acara Seminar.
Demikianlah penjelasan mengenai daftar fasilitas yang harus ada di tempat acara seminar kantor. Dari penjelasan di atas, tentu anda mengetahui mana fasilitas yang harus diprioritaskan dan mana saja yang bisa saja dihapus jika terpaksa.
Hal ini karena fasilitas tempat tidak harus selengkap di atas karena jika tidak ada dan anda bisa menyediakannya, maka anda tetap bisa menggunakan tempat tersebut sebagai lokasi pelaksanaan seminar.
