Salah satu tips sukses mengadakan rapat di kantor adalah dengan menentukan tempat yang tepat dan nyaman. Tempat yang tepat bukan hanya berkaitan dengan lokasinya saja, melainkan juga bentuk tata ruang atau layoutnya.
Ada beberapa layout yang biasanya sering digunakan untuk rapat, namun sebaiknya anda pilih sesuai dengan kebutuhan. Oleh sebab itu, anda perlu mengetahui layout ruang rapat paling sesuai dengan kebutuhan.
Layout Ruang Rapat Paling Sesuai dengan Kebutuhan
Ruang rapat yang sesuai kebutuhan dapat membantu peserta rapat merasa lebih nyaman hingga bisa berkontribusi dengan lebih maksimal. Berikut Bima Souvenir akan menjelaskam mengenai beberapa layout ruang rapat paling sesuai dengan kebutuhan.
1. U Shape
Layout ruang rapat yang pertama adalah U-shape. Sama seperti namanya, ruangan yang satu ini memiliki bentuk meja dan kursi yang ditata seperti huruf U. Layout seperti ini sangat cocok untuk peserta rapat dengan jumlah yang sedikit.
Dengan tata ruang semacam ini bisa memudahkan peserta rapat untuk saling berdisuksi, berinteraksi dengan sesama dan menyimak penjelasan yang ada. Untuk layout yang satu ini, kursi-kursi akan diletakkan di sisi luar, sementara pemimpin rapat atau orang yang persentasi akan berdiri di ujung huruf U yang terbuka.
2. I Shape
Sama seperti daftar pertama, layout ruang rapat yang satu ini membentuk huruf I. Pada dasarnya, layout yang satu ini menata meja memanjang pada satu garis hingga membentuk huruf I. Sementara itu, kursi-kursi akan diletakkan di sisi kanan kirinya dan di salah satu ujungnya.
Ujung yang lainnya digunakan untuk pemimpin rapat atau orang yang persentasi. Jenis layout rapat yang satu ini juga lebih cocok digunakan jika peserta rapatnya hanya sedikit.
3. Boardroom style
Berbicara mengenai layout ruang rapat yang banyak digunakan, maka boardroom style adalah jawabannya. Bahkan layout ini yang sering digunakan di dalam berbagai film hingga menjadi identik untuk rapat eksklusif.
Layout ini berupa meja-meja persegi panjang yang ditata sedemikian rupa seperti I-Shapes, namun biasanya ada dua baris meja yang saling berdempetan. Kursi-kursi akan diletakkan di sisi luar seluruh meja hingga memungkinkan adanya diskusi yang nyaman dan intens.
4. Hollow Square Style
Hollow square style merupakan bentuk pengembangan dari boardroom style. Jika boardroom style terdiri dari empat meja persegi panjang yang saling berdempetan, maka layout satu ini membuat mejanya sedikit renggang hingga membentuk kotak besar dengan ruang kosong di tengah.
Layout ini sangat cocok untuk rapat dengan jumlah peserta sedikit lebih banyak dan melibatkan beberapa kelompok kecil. Moderator atau pemimpin rapat bisa berada di tengah hingga bisa bergerak bebas ke meja mana saja.
5. Classroom Style
Contoh jenis layout ruang rapat yang terakhir adalah classroom style. Sama seperti namanya, layout yang satu ini berbentuk seperti ruang kelas dimana beberapa meja dibuat berjarak dan menghadap pada satu titik yang sama, yaitu tempat moderator berada.
Layout semacam ini sangat cocok untuk rapat yang melibatkan banyak orang atau tim yang lebih banyak. Hal ini karena tata ruangnya memungkinkan untuk lebih banyak orang daripada layout yang lainnya, namun masih cukup enak dibuat berdiskusi.
Demikianlah penjelasan mengenai beberapa layout ruang rapat yang paling sesuai dengan kebutuhan. Sebelum anda memutuskan layout mana yang akan digunakan, tentu saja ada beberapa pertimbangan yang harus dilakukan, seperti jumlah peserta rapat yang akan datang.
Jumlah peserta rapat yang banyak dan sedikit tentu saja membutuhkan layout yang berbeda karena setiap layout biasanya memiliki kapasitas yang tak sama.
