10 Contoh Susunan Panitia Acara Gathering Kantor dan Tugasnya

9:23 am

Salah satu tips membuat acara gathering yang sukses adalah membentuk panitia yang tepat. Hal ini dikarenakan panitialah yang melakukan berbagai persiapan penting demi keperluan acara. Anda perlu memilih orang-orang yang kompeten untuk posisi kepanitiaan tertentu.

Oleh sebab itu, anda perlu mengetahui terlebih dahulu contoh susunan panitia acara gathering kantor dan tugasnya. Dengan demikian, anda bisa memilih orang-orang yang memiliki skill sesuai dengan tugasnya.

Table of Contents

Contoh Susunan Panitia Acara Gathering Kantor dan Tugasnya

Menyusun panitia merupakan langkah awal yang harus dilakukan ketika hendak melaksanakan sebuah acara. Ketika panitia sudah terbentuk, tentu saja berbagai persiapan sudah bisa mulai dilakukan, mulai dari menetapkan konsep hingga persiapan teknis.

Namun, anda perlu mengetahui susunan kepanitiaan yang tepat agar tidak ada yang sampai terlewat. Berikut Bima Souvenir akan menjelaskan mengenai beberapa contoh susunan panitia acara gathering kantor dan tugasnya.

1. Ketua Panitia

Ketua panitia merupakan bagian paling penting yang harus dipilih terlebih dahulu dari bagian kepanitiaan lainnya. Anda perlu memilih seseorang yang bersedia meluangkan waktunya paling banyak dan bersedia bertanggung jawab mengenai segala sesuatu yang nantinya akan terjadi sebagai ketua panitia.

Tugas ketua panitia adalah memimpin dan mengawasi dari persiapan acara hingga acara selesai, memastikan semua berjalan sesuai rencana dan harapan. Ketua panitia bertanggung jawab langsung kepada dewan direksi.

2. Sekretaris

Sekretaris juga menjadi bagian yang cukup penting dengan tugas besar yang biasanya berhubungan dengan sekretariatan atau administrasi. Misalnya saja membuat proposal acara dan mengajukannya pada atasan, membuat surat perizinan, surat undangan, notulensi setiap rapat hingga laporan pertanggung jawaban.

Oleh sebab itu, seseorang yang dipilih menjadi sekertaris haruslah orang yang menguasai Microsoft Office agar bisa menjalankan tugasnya dengan lebih mudah.

3. Bendahara

Bendahara merupakan seseorang yang memiliki tugas yang berhubungan dengan segala sesuatu terkait keuangan kepanitiaan. Biasanya, seorang bendahara harus membuat laporan keuangan dengan rinci, mulai dari laporan pemasukan hingga pengeluaran.

Tidak hanya itu, seorang bendahara juga harus memiliki kemampuan manajemen keuangan hingga anggaran yang sudah disediakan bisa cukup untuk memenuhi segala keperluan acara.

4. Divisi Acara

Acara gathering merupakan acara yang penuh dengan kegiatan menyenangkan dan untuk mewujudkan hal tersebut, maka sudah menjadi tanggung jawab divisi acara atau seksi acara.

Secara garis besar, orang-orang di divisi acara memiliki berbagai tugas yang berkaitan dengan acara, mulai dari membuat tema, menentukan konsep gathering, menyusun rundown gathering, memilih games yang seru, memilih pengisi acara dan lain sebagainya.

Oleh sebab itu, sebaiknya pilih orang-orang yang berpengalaman, memiliki banyak referensi tentang acara gathering seru serta kreatif.

5. Divisi Perlengkapan

Seperti namanya, divisi yang satu ini bertugas untuk menyediakan semua perlengkapan yang dibutuhkan oleh kepanitiaan untuk acara gathering ini. Misalnya saja adalah menyiapkan souvenir gathering kantor, hadiah dari fun games atau perlombaan, perlengkapan yang dibutuhkan untuk games, perlengkapan panitia (seperti HT dan semacamnya), cetak banner dan lainnya.

Divisi perlengkapan perlu ketelitian yang ekstra untuk memastikan tidak ada perlengkapan penting yang ketinggalan. Oleh sebab itu, orang-orang yang dipilih untuk divisi ini haruslah merupakan orang yang teliti dan memiliki relasi hingga mudah menemukan perlengkapan yang dibutuhkan.

6. Divisi Publikasi dan Dokumentasi

Sebelum acara berlangsung, panitia tentu perlu memberikan pengumuman kepada calon peserta dengan cara menarik agar banyak yang ikut serta. Hal ini menjadi tugas dari divisi publikasi dan dokumentasi dimana mereka perlu membuat dokumentasi, dari tahap persiapan hingga acara berakhir.

Divisi ini juga bertugas membuat publikasi yang menarik selama tahap persiapan hingga acara berakhir, misalnya mengedit video lokasi gathering hingga tampak lebih menarik untuk membuat banyak karyawan tertarik untuk ikut serta. Oleh sebab itu, orang-orang yang dipilih di divisi ini harus kreatif, memahami sosial media dan cara mengambil foto yang keren.

7. Divisi Transportasi

Untuk acara sebesar gathering, biasanya akan ada banyak orang yang terlibat, baik sebagai peserta maupun panitia. Selain itu, kebanyakan gathering dilakukan di tempat yang cukup jauh, seperti luar kota atau pinggiran kota. Tentu saja untuk membawa banyak orang menuju lokasi yang ditetapkan membutuhkan transportasi.

Hal ini menjadi tugas dari divisi transportasi untuk menyediakan transportasi yang cukup dan layak untuk semua orang. Semua hal yang berkaitan dengan transportasi menjadi tanggung jawab divisi ini, mulai dari menghubungi pihak penyedia transportasi, melakukan penyewaan, koordinasi dengan pihak transportasi serta memastikan tidak ada orang yang ketinggalan naik transportasi setiap sebelum melakukan perjalanan.

8. Divisi Konsumsi

Acara gathering kantor biasanya berlangsung cukup lama, apalagi jika lokasinya berada di luar kota, biasanya bisa lebih dari satu hari. Oleh sebab itu, anda perlu membentuk divisi konsumsi yang mengatur segala kebutuhan konsumsi semua orang.

Divisi ini bertugas untuk menyediakan makanan dan minuman pada waktu yang sudah ditentukan, menentukan menu dan semacamnya. Jadi, orang-orang di divisi ini harus benar-benar mengerti mengenai makanan hingga bisa memberikan yang terbaik.

9. Divisi Humas

Divisi humas merupakan divisi yang memiliki tugas sebagai penghubung antara panitia dan pihak eksternal. Misalnya saja menjadi narahubung panitia untuk pihak tempat penginapan atau tempat gathering, kepada pihak sponsor dan semacamnya.

Divisi humas harus mampu menjaga komunikasi yang baik dengan pihak eksternal hingga berhasil mencapai tujuan. Oleh sebab itu, orang-orang yang dipilih untuk divisi ini harus memiliki skill komunikasi yang bagus.

10. Divisi Keamanan

Divisi yang satu ini sebenarnya tidak harus ada dan boleh anda bentuk jika memang dirasa perlu. Tugas dari divisi keamanan adalah memastikan bahwa acara berlangsung tertib hingga berakhir, tidak ada barang yang hilang dan semua peserta selamat.

Memang sekilas tampak tidak terlalu penting karena setiap orang bisa menjaganya sendiri, namun pada lokasi gathering yang ramai dengan jumlah peserta yang besar, keamanan terkadang juga diperlukan.

Demikianlah penjelasan mengenai beberapa contoh susunan panitia acara gathering kantor dan tugasnya. Dengan memahami informasi penting di atas, maka anda bisa membentuk kepanitiaan gathering dengan lebih optimal.

Bukan hanya itu, anda juga bisa memilih orang-orang yang tepat sesuai dengan kepanitiaannya atau sesuai dengan tugas panitianya. Dengan demikian, semua panitia bisa menjalankan tugasnya masing-masing dengan lebih optimal.