Dalam menyiapkan sebuah acara, termasuk acara ulang tahun, maka rundown atau susunan acara merupakan hal wajib yang harus anda siapkan. Hal ini bertujuan agar acara anda berjalan dengan tertib, teratur dan tidak berantakan.
Meskipun ada berbagai contoh susunan acara ulang tahun perusahaan yang anda bisa temukan, tetapi anda tetap perlu mengetahui cara membuatnya agar bisa lebih sesuai. Oleh sebab itu, anda perlu belajar terlebih dahulu bagaimana cara membuat rundown acara ulang tahun perusahaan yang tepat.
Cara Membuat Rundown Acara Ulang Tahun Perusahaan yang Tepat
Dengan adanya rundown acara yang tepat dan jelas, maka semua panitia tidak akan mengalami kebingungan selama acara berlangsung hingga semuanya sukses berjalan sesuai harapan. Berikut Bima Souvenir akan menjelaskan mengenai beberapa cara membuat rundown acara ulang tahun perusahaan yang tepat.
1. Tentukan Tujuan dan Tema Acara
Cara membuat rundown acara ulang tahun perusahaan yang pertama adalah dengan menentukan tujuan dan tema acara. Tujuan memang perlu ditetapkan di awal, bahkan menjadi persiapan pertama yang harus dilakukan. Hal ini dikarenakan tujuan acara menjadi rujukan utama semua persiapan yang dilakukan panitia.
Oleh sebab itu, karena tujuan ini bisa mempengaruhi semua persiapan, maka harus ditetapkan sejak awal. Setelah anda menyiapkan tujuan yang jelas, maka selanjutnya bisa menentukan tema acara ulang tahun perusahaan. Tentu saja, tema acara harus berhubungan dengan tujuan acara yang sudah ditetapkan sebelumnya.
2. Tentukan Target Peserta atau Tamu Undangan
Setelah membuat tujuan dan tema, maka anda mulai bisa memikirkan kira-kira siapa saja yang akan menjadi peserta atau tamu undangan dalam acara ulang tahun perusahaan tersebut.
Peserta atau tamu undangan yang datang pada acara anda bisa mempengaruhi rundown yang harus dibuat hingga perlu dipikirkan. Misalnya saja peserta atau tamu undangan yang akan hadir adalah generasi muda, maka anda perlu membuat kegiatan seru-seruan dan kekinian hingga bisa menarik perhatian mereka.
3. Buat Daftar Kegiatan
Setelah anda memikirkan semua hal di atas, maka anda sudah bisa mulai memikirkan kegiatan apa saja yang akan dilakukan untuk merayakan ulang tahun perusahan tersebut. Anda bisa menuliskan apa saja yang dipikirkan pada saat itu tanpa perlu mempertimbangkan bagus atau tidak, cocok atau tidak dan semacamnya.
Anda bisa membuat daftar kegiatan seru sebanyak-banyaknya tanpa perlu memikirkan urutannya. Hal ini dikarenakan pada tahapan ini, anda hanya perlu memikirkan nama atau jenis kegiatannya saja.
4. Tentukan Durasi Setiap Kegiatan
Setelah anda membuat daftar kegiatannya, maka langkah selanjutnya yang perlu anda lakukan adalah menentukan durasi untuk setiap kegiatan tersebut. Anda bisa memperkirakan agar bisa berjalan maksimal, berapa lama kegiatan tersebut harus dilakukan? Misalnya satu jam, dua jam atau bahkan hanya tiga puluh menit.
Tuliskan apa adanya sesuai perkiraan anda, sekalipun ada satu kegiatan yang menghabiskan waktu setengah hari. Dengan begini, anda bisa mulai mendapatkan gambaran yang lebih jelas mengenai keseluruhan acara yang hendak dilaksanakan.
5. Menentukan Penanggung Jawab dan Pengisi Acara
Setiap kegiatan yang akan dilakukan selama acara berlangsung harus memiliki penanggung jawab. Hal ini bertujuan agar kegiatan tersebut bisa berjalan maksimal karena ada orang yang fokus mengatur kegiatan tersebut. Penanggung jawab kegiatan ini bisa datang dari salah seorang atau beberapa orang panitia yang dirasa memang cocok dan mampu.
Baca juga : Ide Kreatif Perayaan Ulang Tahun Perusahaan
Selain menentukan penanggung jawab, anda juga perlu mulai memikirkan siapa saja pengisi acaranya. Pengisi acara yang dimaksud bisa saja MC, talent tergantung jenis kegiatan (penyanyi, musisi, penari atau lainnya). Sebaiknya anda memiliki beberapa pilihan pengisi acara untuk bersiap apabila ada yang menolak atau tidak bisa.
6. Koordinasikan dengan Pengisi Acara
Ketika anda sudah menentukan pengisi acara pada setiap kegiatan, maka anda mulai bisa menghubungi mereka. Seperti yang dijelaskan sebelumnya, anda sebaiknya memiliki beberapa opsi pengisi acara untuk setiap kegiatannya.
Jadi, anda bisa mulai menghubungi opsi pengisi acara utama terlebih dahulu, lalu jelaskan tanggal dan waktu acara, dia diminta mengisi acara sebagai apa, durasi kegiatan dan semacamnya.
Jika memang menyanggupi, maka bisa langsung anda catat dan jika tidak bisa, maka anda bisa mulai menghubungi opsi kedua. Lakukan cara ini hingga semua pengisi setiap kegiatan sudah mengkonfirmasi kesanggupannya.
7. Menyusun Rundown
Jika anda sudah mencatat berbagai hal penting yang dibutuhkan, seperti pada beberapa poin sebelumnya, maka anda sudah bisa mulai menyusun rundown. Anda bisa mulai menyeleksi kegiatan mana saja yang akan dimasukkan ke rundown dan mana saja yang harus dihapus atau dibuang.
Baca juga : Contoh Teks MC Acara Ulang Tahun Perusahaan
Selanjutnya, anda bisa mulai mengurutkan semua kegiatan yang sudah terseleksi dari awal atau pembukaan hingga penutupan acara. Anda perlu benar-benar memikirkan urutan kegiatan ini agar nantinya berjalan secara runtut dan benar-benar bisa menciptakan acara yang berkesan.
8. Membuat Grafis Rundown
Ketika urutan berbagai kegiatan tersebut sudah anda buat, maka selanjutnya anda bisa mulai membuat grafis rundown. Grafis ini bisa mempermudah semua panitia dalam membaca dan memahami susunan acara yang nantinya akan dijalankan. Biasanya, grafis rundown ini berupa tabel dengan beberapa kolom penting.
Beberapa kolom yang perlu anda buat adalah kolom waktu, nama kegiatan, penanggung jawab, pengisi acara dan keterangan. Ketika grafis rundown selesai dibuat, maka keseluruhan acara yang akan dilaksanakan bisa tergambar jelas hingga setiap panitia tahu apa saja tugasnya pada setiap kegiatan.
9. Komunikasikan dengan Semua Panitia
Anda bisa mengadakan rapat panitia khusus untuk mengkomunikasikan rundown yang baru saja dibuat. Bagikan rundown tersebut kepada semua panitia agar semua panitia bisa langsung mempelajarinya.
Baca juga : Games Seru Acara Ulang Tahun Perusahaan
Biasanya pada tahapan ini ada koreksi, kritikan atau masukan dari panitia lainnya yang terkait dengan rundown tersebut. Anda perlu mencatat semua kritikan dan saran yang disampaikan oleh semua panitia itu karena sangat penting untuk tahapan terakhir dalam membuat rundown.
10. Revisi dan Finalisasi
Setelah anda mencatat semua kritikan dan saran dari panitia lainnya, maka selanjutnya lakukan revisi pada rundown tersebut. Tentu saja perubahan yang harus anda lakukan pada rundown tersebut merupakan perubahan yang sudah disepakati pada rapat sebelumnya.
Jika ada kritikan atau saran yang tidak disepakati oleh semua panitia, maka tidak perlu dijadikan bahan revisi. Anda bisa melakukan finalisasi dengan memasukkan saran-saran penting hingga kemudian menjadi final rundown yang akan digunakan ketika hari H tiba.
Demikianlah penjelasan mengenai beberapa cara membuat rundown acara ulang tahun perusahaan yang tepat. Membuat rundown merupakan persiapan yang sangat penting hingga tidak boleh sampai anda lewatkan.
Dengan membuat rundown acara ulang tahun perusahaan yang jelas, maka acara tersebut bisa berjalan lancar sesuai dengan harapan. Oleh sebab itu, anda bisa menjadikan informasi di atas sebagai panduan untuk membuat rundown yang tepat.
